La prospección de pacientes es una tarea que se puede realizar tanto dentro como fuera de la clínica, y su objetivo es mantener un buen flujo de clientes y asegurar el movimiento económico. Fuera de la clínica puedes captar clientes con acciones de marketing, ya sea en redes sociales, vallas publicitarias, entre otros. Dentro de la clínica se pueden prospectar aquellos pacientes que ya han sido atendidos, y hoy vamos a explicar cómo es posible.

Al hacer uso de un buen software de gestión, los administradores de clínicas y oficinas pueden usar varios gráficos e informes para que puedan dirigir mejor sus actividades. En Ninsaúde Apolo, por ejemplo, puedes encontrar algunos informes de prospección que pueden ayudarte a aumentar tus ingresos.

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Además de los informes de prospección, si eres usuario de Ninsaúde Apolo, también podrás disfrutar del CRM Clinic - Embudo de Ventas*, una funcionalidad donde puedes crear columnas con etapas e ingresar los contactos de aquellos que deseas prospectar. Por lo tanto, puede utilizar el informe para generar una lista de contactos y organizarlos a través del embudo, y de esta manera podrá gestionar mejor sus negociaciones y realizar más ventas.

Informes de Prospección


Ninsaúde Apolo tiene dos tipos de informes de prospección, y ambos informes se pueden encontrar en el menú Agendamientos, submenú Informes. Al acceder a esta pantalla, el usuario debe hacer clic en la opción Pacientes y luego, en Tipo de informe, debe seleccionar uno de los informes de prospección disponibles.

Para que los informes traigan información más precisa, es necesario completar los campos de filtro, que son: período, estado del servicio, profesional de la salud, unidad de servicio, servicio, seguro e indicador. Algunos de estos campos se pueden dejar en blanco, ya que no siempre se utilizan al agendar, como es el caso del indicador. Si deja estos campos en blanco, el sistema mostrará información general de la clínica (es decir, de todos los profesionales, de todas las unidades, etc.). En el caso del período, si el campo no está lleno, se listará información de los últimos 30 días.

Informe - Prospección de pacientes 1


El informe "Patient Prospect 1" nos brinda información sobre pacientes que reservaron solo un servicio pero no regresaron. Por lo tanto, al ingresar un período en el filtro, el informe mostrará una lista de todos los pacientes que tenían una cita en la clínica solo durante ese período específico. Le recordamos que aún puede optar por filtrar solo los pacientes que realmente fueron atendidos, o si lo prefiere, puede seleccionar la opción "Todos".

En el siguiente ejemplo, el período ingresado fue del 01/01/2021 al 08/01/2022. Un profesional de la salud específico, el Dr. Michele Martins, por lo que el informe solo enumerará los pacientes programados con este profesional. En este informe, además del nombre del paciente y algunos datos de su cita (fecha, servicio, montos pagados) también tendrá acceso a los contactos de estos pacientes, es decir, teléfono y correo electrónico, si los hubiere.

Informe - Prospección de pacientes 2


El informe "Prospección de Pacientes 2" en algunos aspectos es muy similar al informe presentado anteriormente, sin embargo, aquí no solo mostrará a los pacientes que estuvieron en la clínica para una sola visita, sino a aquellos que visitaron la clínica en un período determinado y no tienen citas futuras a partir de la fecha actual.

En la demostración a continuación, el período utilizado fue nuevamente del 01/01/2021 al 08/01/2022, sin embargo, en este ejemplo, además del profesional de la salud Dra. Michele Martins, insertamos el servicio de Botox junto al filtro. De esta forma, es posible realizar un seguimiento de todos los pacientes que agendaron Botox en ese período pero que no tienen más citas futuras a partir de la fecha en que se generó el informe.

Tenga en cuenta que en el informe de "prospección de pacientes 2" hay tres columnas de valores: privado, seguro y monto pagado. ¿Que significa eso? Los valores privados y de seguro son valores practicados por la clínica, pero el monto pagado es el monto que realmente pagó el paciente.

Esta columna existe porque, si bien el valor del trámite ya está preestablecido, existen casos en los que el profesional de la salud otorga un descuento especial al cliente. Sabiendo esto y teniendo esta información a la mano, será más fácil negociar con este paciente cuándo necesita programar su próxima cita.

CRM Clinic Apolo - Embudo de ventas


Una vez que haya enumerado los pacientes que desea contactar, es hora de organizarlos dentro de su embudo de ventas. Un embudo, como se le llama popularmente, es en realidad la forma en que se denomina un CRM (Customer Relationship Management), y es donde se almacena información, tanto de los clientes actuales, como también de los considerados potenciales. Con un sistema de CRM, es posible recopilar todos los puntos de contacto entre usted y su cliente, incluidas llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitas, entre otras interacciones.

Siguiendo esta lógica, después de generar el informe con información sobre qué pacientes reservaron una sola vez y no regresaron, o incluso sobre aquellos que no tienen nuevas citas después de un período determinado, puedes crear un embudo para contactar con estas personas y ofrecer nuevos servicios, o puede invitarlos a repetir el último procedimiento que agendaron en la clínica.

Con el embudo de ventas de CRM Clinic Apolo, podrá crear un embudo para cada tipo de venta y dentro de él agregar etapas. Dentro de cada etapa se irán sumando los negocios, es decir, tus clientes con los que estarás negociando.

Estos negocios estarán agrupados en columnas, obedeciendo así a un patrón presente en la mayoría de los sistemas CRM del mercado. A medida que avanza hacia el cierre de la venta, puede arrastrar este negocios a la columna de la siguiente etapa. Además, en cada negocio podrás insertar interacciones, que funcionan como un historial de negociación para cada contacto.

Es importante señalar que al crear un embudo se le puede asignar un tipo de distribución, la cual puede ser manual, en aleatorio o aleatorio por valor. El tipo de distribución afectará a los usuarios que serán responsables de realizar las ventas, por lo que cuando elige la opción aleatorio por valor, puede asignar un trato de alto valor a su empleado más experimentado.

Además, también podrá ingresar restricciones de acceso, lo que significa que solo los usuarios autorizados podrán ver las ofertas y etapas de ciertos embudos. Con esta práctica, además de ayudar con el secreto de cierto tipo de negociaciones, también te permite evitar conflictos internos entre empleados.

CRM Clinic Apolo es una funcionalidad amplia con varias opciones de configuración y se puede utilizar para prospectar no solo aquellos pacientes que ya son sus clientes, sino también a futuros pacientes que aún no han visitado su clínica. Ejecute campañas de marketing y transfiera sus leads potenciales al embudo de Apolo. Para conocer más sobre las demás ventajas y todos los detalles de CRM Clinic Apolo, te sugerimos leer nuestro artículo "CRM Clinic: Embudo Apolo para Clínicas y Consultorios".

Entonces, ¿te gustaron los consejos? Sigue el blog para obtener más contenido que lo ayudará a usted y a su clínica. Y si todavía no usa software para administrar su clínica o consultorio, conozca Ninsaúde Apolo. Con él podrás disfrutar de varias ventajas, entre ellas el CRM Clinic Apolo. Ingresa a apolo.app y solicita una demo.

*CRM Clinic Apolo es una aplicación comercializada como una extensión del software Apolo. Póngase en contacto para consultar los valores.