El acrónimo CRM es muy conocido entre los profesionales de la salud, pero a diferencia de lo que muchos piensan, no siempre está vinculado al Consejo Regional de Medicina. En el mundo corporativo, el acrónimo CRM significa Customer Relationship Management, y es un método que tiene como objetivo organizar sus contactos para cerrar contratos y aumentar tus ventas.

Customer Relationship Management (o, en español, Gestión de Relación con el Cliente), se puede poner en práctica tanto en clínicas como en consultorios, ya que ayuda en la atracción de nuevos clientes y también en el regreso de los que ya realizaron un tratamiento en su establecimiento. Y para quien utiliza el software médico Ninsaúde Apolo, se hizo mucho más fácil administrar su negocio, porque el software ahora tiene la herramienta CRM.

Antes de continuar, necesitamos saber: ¿usted utiliza software médico para realizar sus citas en la clínica? Te invitamos a conocer a Ninsaúde Apolo, software en línea que se puede usar en una tableta, teléfono inteligente o computadoras. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.

El número de operadoras de salud en Brasil viene disminuyendo dramáticamente en los últimos años. Como esto ocurre, en consecuencia también hay una reducción en el número de beneficiarios de estas operadoras (beneficiarios que son pacientes en diferentes Instituciones de salud). Por lo tanto, Ninsaúde Apolo CRM tiene como objetivo ayudar a la clínicas que quieran ser más competitivas en este mercado, haciendo que el número de las ventas continue creciendo, cubriendo así este hueco dejado por los operadoras.

CRM: ¿qué es?


Como ya sabrás, CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management, y puede ser utilizado como estrategia en ventas, marketing y gestión de servicios. Un CRM almacena información no sólo de los clientes actuales sino también de los considerados potenciales, recopilando todos los puntos de contacto entre usted y su cliente, incluidas llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitas, entre otras interacciones.

En el campo del marketing, toda oportunidad de negocio que muestre interés en un producto o servicio se llama lead. Al utilizar una herramienta de CRM, cada vez que el vendedor entra en contacto con un lead, puedes almacenar tus datos e incluirlos en diferentes etapas de negociación, lo que llamamos embudo de ventas. Además, puede introducir una descripción en cada una de las interacciones, permitiendo la consulta de este historial durante la negociación, la lo que le permite desarrollar mejores argumentos al momento de la venta.

Por tanto, podemos decir que un sistema CRM va mucho más allá de una simple lista de contactos, ya que con esta herramienta es posible realizar acercamientos más eficientes y ofrecer una experiencia más agradable para sus clientes durante el proceso de negociación. Con la ventaja de mantener su trabajo más organizado, un CRM dispone todo el histórico de la información intercambiada con los clientes y el vendedor, uniendo todos los datos necesarios en un único lugar.

¿Cómo funciona CRM Clínica Apolo?


Con el embudo de ventas de CRM Clinic Apolo, podrá crear un embudo para cada tipo de venta y dentro del embudo puede agregar etapas. Dentro de cada paso se irán añadiendo los negocios, es decir, sus clientes con los que negociará. Estos negocios se agruparán en columnas, obedeciendo así a un patrón también presente en otros sistemas CRM del mercado. Mientras haya un progreso hacia el cierre de la venta, puede arrastrar esta negociación a la columna del siguiente paso.

En el ejemplo anterior tenemos un embudo llamado Campaña Instagram Botox, donde fueron creadas varias etapas: Interesados, Propuesta enviada y Consulta Agendada. Las tarjetas de contacto que aparecen en las columnas de cada etapa son los negocios. Los negocio son creados a partir del interés de un contacto, y si este contacto es un paciente ya registrado en el Sistema Apolo, puede seleccionarlo directamente desde su base de datos.

El hecho de poder utilizar la base de datos de la propia clínica es un gran diferencial del CRM Apolo, porque es mucho más fácil de vender para aquellos que ya han sido clientes de su establecimiento en algún momento, que hacer una nueva venta a alguien que aún no conoce la clínica. Por lo tanto, la ventaja de utilizar el CRM Apolo en su clínica es que, todos los contactos de sus pacientes ya estarán registrados en el sistema, facilitando la importación para crear nuevos negocios.

En cuanto a las etapas, las tarjetas se pueden personalizar recibiendo variaciones de color de la forma que el usuario desee. Esta personalización facilita el seguimiento de las negociaciones, porque visualmente hablando, es fácil asociar tales pasos y colores con su grado de importancia. En el ejemplo anterior, la etapa Consulta Agendada recibió el color verde, que se asocia popularmente con una sensación de aceptación. En este caso, "Consulta Agendada" se refiere al cierre de negocio con éxito.

Creando un embudo


Al crear un embudo, después de agregar una descripción, podrá elegir una distribución. La distribución se refiere a los miembros de su equipo que harán las negociaciones con los contactos del embudo, esto significa que podrá elegir el empleado ideal para venderle a ese paciente específico. Las opciones de distribución son: manual, rotación y rotación por valor total.

  • Manualmente: al elegir esta opción, cada vez que cree un negocio, podrá elegir manualmente un usuario para administrar ese negocio.
  • Rotación: en esta opción, elija usuarios específicos que formarán parte del embudo y el sistema automáticamente hará las rotaciones, es decir, para cada nuevo negocio, uno de los usuarios se inserta en la negociación, formando una rotación.
  • Rotación por valor total: similar a la rotación explicada anteriormente, el diferencial de la rotación por valor es que puedes definir valores comerciales para cada empleado.
    Cuanto mayor sea el valor, necesitará un empleado con más experiencia para estar al frente de la negociación, así que simplemente aplique los valores a los usuarios correctos y el sistema rotará automáticamente.

Después de crear un embudo, también es posible editarlo y crear restricciones, lo que permite que solo ciertos usuarios vean y administren negocios. Esta característica es interesante para clínicas con múltiples unidades de atención o franquicias de atención médica.

Agregar nuevos negocios a la etapa


Al agregar un nuevo negocio, es posible ingresar una descripción, fecha límite prevista para el cierre (que después de esta fecha límite, se señalará con los colores amarillo y rojo) y valor del negocio. Como se mencionó anteriormente, también puede vincular este negocio a un usuario del sistema, y ​​de esta manera se entiende que esa negociación se hará a través de ese usuario, y el administrador de la clínica podrá definir el usuario de acuerdo con el valor del contrato.

Al ingresar el tipo de contacto, puede seleccionar un paciente de la clínica ya registrado en el sistema u otro contacto. Una vez que se guarda el negocio, se agrega una tarjeta que contiene información sobre el mismo a la columna de esa etapa y, al presionarla, es posible ver la información que ingresó, como también más detalles sobre el contacto, así como un historico de etapas por los otros embudos.

A través de este historial podrás observar si este cliente ya ha pasado por
alguna etapa como "Contáctanos en el futuro" o incluso "Negociación rechazada", por ejemplo. Si el contacto es un paciente registrado en el sistema de la clínica, también podrá ver su historial de citas y los avisos y bloqueos de su registro.

Cuando accedes a un negocio dentro del CRM Apolo, también tienes la posibilidad de realizar una llamada mediante un software o tu navegador, simplemente pulsando sobre el número de teléfono de tu contacto. También es posible agregar una interacción, formando así un historial de la información intercambiada durante la negociación.

Importación de datos


Con CRM Clínic Apolo es posible importar embudos, pacientes y negocios desde el propio sistema Apolo, ahorrando así tiempo al no tener que repetir operaciones realizadas anteriormente.

Al importar embudos, es posible importar y exportar modelos a través de códigos. Así, cuando crees un embudo perfecto, podrás compartirlo con tus compañeros que utilizan Ninsaúde Apolo CRM Clinic en sus clínicas.

Dado que CRM es un proceso de embudo, también sabemos que algunos clientes lo utilizarán para gestionar citas quirúrgicas. La agenda quirúrgica, aunque es un proceso que depende de cada hospital, puede ser controlado dentro de la clínica o consultorio para evitar la falta de, por ejemplo, algún documento, reserva de equipos, aprobación de la aseguradora o simplemente la firma del consentimiento informado. En ese sentido, para facilitar la configuración del CRM Clinic de Ninsaúde Apolo, ofrecemos algunos modelos para que nuestros clientes importen, uno de los cuales es precisamente el modelo de agenda quirúrgica y otro para ventas.

La importación de pacientes se realiza dentro de un negocio. De hecho, puede elegir entre importar pacientes ya registrados en la clínica o importar negocios de otros embudos ya (que incluye contactos no registrados como pacientes). Para importar negocios, debe elegir un embudo y luego una de las etapas de este embudo. Por ejemplo, en el embudo "Botox de Año Nuevo 2021", hay una columna llamada "Perdido" o "Actualmente no estoy interesado". Es posible importar estas ofertas al embudo "Botox 2022" e intentar vender nuevamente a aquellas personas que ya conocen la clínica.

En cuanto a la importación de pacientes, importará varios contactos a la vez, por lo que deberá usar los filtros con prudencia. En los filtros es posible, por ejemplo, importar negocios de todas las pacientes mujeres, con edades entre 20-45 años, y a través del campo de servicio, seleccione aplicaciones de botox, y con el campo "Período de los agendamientos", ingrese los últimos 12 meses. Es seguro decir que cuanto más segmentada sea la importación, mayores serán las posibilidades de venta. Cuanto más abierto, menos exitoso.

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