El e-mail, también conocido como correo electrónico, es utilizado por más de 4 mil millones de personas en todo el mundo. A pesar del creciente número de usuarios en las redes sociales, el correo electrónico es donde se concentra la mayor parte de la población. Por ello, se entiende que el E-mail Marketing es siempre un buen recurso para comunicarte con tus clientes.

El E-mail Marketing es una forma práctica y directa de conectar empresas con su audiencia, y cuando se trata de clínicas o consultorios, no podría ser diferente. Como canal de comunicación utilizado por más de la mitad de la población, el correo electrónico permite enviar noticias, recordatorios, encuestas de satisfacción y, en el caso de las clínicas, formularios de registro, información de citas, entre otros. Por lo general, mensajes como estos se envían utilizando una herramienta específica, como es el caso del E-mail Marketing Clinic de Ninsaúde Apolo.

Antes de continuar, necesitamos saber: ¿Ya conoces el sistema para clínicas Ninsaúde Apolo? El software médico Ninsaúde Apolo cuenta con una agenda ágil y completa, historia clínica electrónica personalizada para cada especialidad y con validez legal, teleconsulta, control financiero, facturación de seguros de salud y mucho más. ¡Programe una demostración o pruebe el sistema de clínica médica Ninsaúde Apolo ahora mismo!

El software de gestión Ninsaúde Apolo es ideal para cualquier persona que trabaja en el área de la salud, ya que combina practicidad y seguridad en un solo lugar. Ya sea para quien trabaja en clínicas, consultorios o incluso para quien trabaja en Homecare, el sistema Ninsaúde Apolo trae funcionalidades que ayudan desde la programación de la consulta, pasando por la atención médica, hasta la facturación. Entre las diversas funcionalidades de Ninsaúde Apolo se encuentra el E-mail Marketing. Conozca más sobre el sistema para clínicas Ninsaúde Apolo en nuestro artículo "Ninsaúde Apolo: todo lo que necesita saber sobre el software".

El E-mail Marketing de Ninsaúde Apolo se encuentra en el menú de Aplicaciones, y si usted es un nuevo usuario del software, deberá activar la funcionalidad dentro del submenú de aplicaciones, en Apolo Store. La aplicación de E-mail Marketing es gratuita, y para activarla basta con seleccionar la opción "Más información" y pulsar el botón activar.

Con la funcionalidad de E-mail Marketing ya activada, podrás ver en tu pantalla el campo donde irás digitar el modelo de e-mail y las herramientas disponibles para personalizarla.

Después de guardar un modelo de e-mail, mientras esté activo, se enviará a todos los pacientes que tengan una dirección de correo electrónico en sus formularios de registro, pero puede limitar el envío solo a algunos pacientes específicos. También podrá establecer fechas específicas para el envío de estos correos, eligiendo si desea que se envíen antes o después de la consulta, además de definir la hora de los disparos.

¿En qué situaciones utilizar el E-mail Marketing en la clínica?


El E-mail Marketing es una gran herramienta para establecer una relación sana con tus pacientes y trabajar la fidelización. A través de ella puedes programar envíos de:

  • Recordatorios e instrucciones - El software médico Ninsaúde Apolo tiene confirmación de citas a través de Whatsapp, pero si también desea enviar algún tipo de recordatorio, esta acción es posible a través de E-mail Marketing. Además, si su paciente necesita una preparación especial antes de la consulta (como en casos de exámenes específicos), puede enviarle las instrucciones en este mismo mensaje.
  • Ubicación de la clínica - Evita la demora o ausencia de tus pacientes enviando la ubicación de la clínica a través de Email Marketing. Además de insertar un mensaje estándar, puede guardar un mapa con la ubicación de la clínica y adjuntarlo como imagen en el cuerpo del correo electrónico.
  • Formulario de registro del paciente - A través del E-mail Marketing del software Apolo, es posible enviar el formulario de registro del paciente para que lo llene en su casa, antes de la consulta. Rellenando los datos con antelación, además de evitar colas en recepción, el paciente podrá introducir sus datos con más tranquilidad y precisión.
  • Encuesta de satisfacción - Puede programar el envío de encuestas de satisfacción que se enviarán después de la programación. De esta forma, el paciente podrá darte feedback sobre la estructura de la clínica y del servicio (ya sea desde la recepción o desde el profesional sanitario).
  • Consejos saludables - ¿Has pensado en mantener bien informado al paciente, enviándole consejos saludables y de prevención? Este es un gran estímulo para que el paciente identifique la preocupación que el profesional de la salud tiene con él, no solo dentro, sino también fuera del consultorio.
  • Fechas conmemorativas - Algunas fechas especiales no pueden pasar desapercibidas, por lo que con el sistema para las clínicas Ninsaúde Apolo se puede programar el envío de e-mails para los cumpleaños de los pacientes, además de las festividades de fin de año (Navidad y Año Nuevo), entre otras fechas que puedes predefinir.
  • Prospección de pacientes - El E-mail Marketing puede ayudar a la prospección de dos tipos de pacientes: aquellos que se sometieron a un procedimiento que requiere una nueva visita y aquellos que consultaron solo una vez y no regresaron a la clínica. Al programar el correo electrónico con los filtros correctos, el mensaje se enviará a grupos específicos de pacientes, de acuerdo con su historial de programación.

¿Cómo utilizar o E-mail Marketing Clinic Ninsaúde Apolo?


Como mencionamos anteriormente, al crear plantillas de correo electrónico, puede personalizarlas de diferentes maneras, incluso colocando imágenes, enlaces y textos automáticos. Los textos automáticos son variables que, tras el envío del e-mail, se convierten en información del paciente, cita o clínica. Algunos textos automáticos disponibles en E-mail Marketing se utilizan para enviar el formulario de registro del paciente o encuestas de satisfacción, por ejemplo.

A excepción del formulario de registro, las encuestas de satisfacción y la información de la clínica, los demás textos automáticos (que se refieren a la información del paciente) siempre son adecuados para el destinatario que recibe el correo electrónico. Por ejemplo, si ingresa el autotexto "Destinatario/Nombre", el paciente leerá su nombre en el mensaje donde se ingresó.

Por tanto, puedes iniciar un Email Marketing con "Hola [recipient_name], ¿cómo estás?", y cada uno de los destinatarios que reciban el email lo recibirán con su propio nombre en lugar de "[recipient_name]". Esto es importante para establecer un mayor vínculo entre la clínica y el paciente, además de personalizar el correo electrónico. Revisa a continuación algunos textos automáticos que puedes utilizar en E-mail Marketing Clinic Apolo:

  • General: fecha y hora actual;
  • Datos generales: nombre, logo, dirección y contacto del consultorio/clínica;
  • Nombre del Destinatario;
  • Programación: fecha, hora de inicio, formulario de registro y nombre del profesional;
  • Encuestas de satisfacción: estarán disponibles todas las registradas en el sistema, solo elige cuál quieres enviar.

Si desea insertar una imagen en el cuerpo del correo electrónico, debe insertarla a través de un enlace, y para eso la imagen debe estar alojada en un sitio web. Por lo tanto, si la imagen está solo en su dispositivo móvil o en su computadora, puede usar, por ejemplo, el sitio web de ImgBB para alojarla. Después de alojarlo, simplemente copie el enlace de la imagen e insértelo en el E-mail Marketing como se muestra a continuación.

Opciones de envío


En el lado derecho de la pantalla verás las opciones de envío. Hay tres pasos que se deben completar/configurar para que el correo electrónico que creó se envíe solo a los pacientes a los que necesita enviarlo.

Paso 1 - ENCABEZADO

  • Asunto: ingrese el asunto del correo electrónico en este campo, por ejemplo: "Recordatorio de cita" o "Feliz cumpleaños". Es decir, describe el motivo de tu contacto.
  • Nombre del remitente: en este campo te identificarás. El correo electrónico puede enviarse en nombre de la clínica o de un profesional de la salud específico, elija según el contenido del mensaje.
  • Activo: mientras esta opción esté marcada como "Sí", significa que el correo electrónico se enviará de acuerdo con la(s) fecha(s) estipulada(s). Cuando necesite pausar el envío, simplemente seleccione la opción "No".

Paso 2 - ENVIAR PARA

En este paso definirá a quién se enviará el correo electrónico, y puede ser: pacientes, profesionales, usuarios de software o proveedores. En la opción de profesionales se pueden insertar filtros por consejo, por especialidad y por grupo, este último referido al grupo de compartición de historias clínicas. En la opción de usuario también hay un filtro por grupo, pero en este caso se refiere al grupo de restricciones de pantalla del sistema. La opción de pacientes tiene varios filtros, por lo que te explicaremos cada uno por separado, para que puedas segmentar mejor el envío de tus emails.

  • Género: elige entre masculino o femenino para que el mensaje se envíe solo a una de estas opciones. Por ejemplo, si su clínica tiene ginecólogos en el personal clínico, puede personalizar un mensaje para que se envíe solo a pacientes mujeres. Si selecciona la opción "Indiferente", el mensaje se enviará tanto a pacientes masculinos como femeninos.
  • Edad: puede elegir un rango de edad para el envío de mensajes, que puede definirse por edad en días, meses o años. Por ejemplo, pacientes de 0 a 12 años que irán acompañados de sus padres o tutores, si necesita alguna orientación antes de la consulta, puede enviarla por correo electrónico y segmentar la edad utilizando los filtros.
  • Grupo: dentro del sistema para las clínicas Ninsaúde Apolo, es posible crear grupos para clasificar a sus pacientes (por ejemplo, cree un grupo llamado posoperatorio e inserte pacientes que hayan sido operados recientemente en la clínica). Al agregar uno o más grupos en este filtro, el correo electrónico solo se enviará a los pacientes que están en este grupo.
  • Etiquetas: las etiquetas son marcadores que se utilizan para identificar y realizar búsquedas rápidas utilizando un término. Digamos que insertó la etiqueta #rinitis en algunos registros médicos, lo que indica que el paciente tiene esta reacción alérgica. En el futuro, puede preparar un E-mail Marketing para hablar sobre este tema, y ​​puede insertar la etiqueta #rinitis en el filtro para que el correo se envíe solo a los pacientes que tienen esta etiqueta en sus registros médicos.
  • CIE: al asistir a un paciente, puede ingresar CID en su registro médico. Por lo tanto, los códigos CID también se pueden utilizar en los filtros de marketing por correo electrónico. Por ejemplo, puede seleccionar CIE U07.1 (Covid-19) y enviar correos electrónicos con consejos de cuidado a pacientes que ya han padecido el coronavirus.
  • Servicio: digamos que desea enviar el formulario de registro del paciente para que lo llene antes de la cita. En este caso, se puede insertar en el filtro el servicio "Primera consulta", ya que en teoría, los pacientes que han programado una primera consulta probablemente tengan un formulario de registro incompleto. Otro ejemplo seria el envio de un e-mail con orientaciones para pacientes que realizarán algún examen especifico (por ejemplo, para realizar un ultrasonido abdominal es necesario que el paciente tenga la vejiga llena  y tome de 4 a 6 vasos de água antes de salir de casa). En este caso, puede ingresar el servicio de "ecografía abdominal" en los filtros y solo los pacientes que tengan programado este servicio recibirán el correo con sus instrucciones.
  • Unidad: si su clínica tiene más de una unidad de servicio, puede crear un mensaje personalizado para cada unidad, informando puntos de referencia, por ejemplo. Si este campo se deja en blanco, el correo electrónico se enviará a los pacientes de todas las unidades.

Paso 3 - CUANDO

El último paso es definir cuándo se activará su correo electrónico. Hay varias opciones y en todas ellas también puedes configurar el tiempo de disparo, y el sistema te permite programar envíos cada 1 hora. Consulte las opciones de envío a continuación.

  • Hoy: el correo electrónico se enviará una sola vez, en la fecha actual y a la hora definida por usted.
  • Agendar: el e-mail se enviará en una fecha y hora específicas definidas por usted, y existe la posibilidad de marcarlo para repetir el envío mensual o anualmente.
  • A partir de la citas: como su nombre indica, siempre que el paciente tenga una cita en agenda, estará sujeto a recibir un correo como este (dependiendo del resto de filtros aplicados, claro). Por lo tanto, aquí es necesario definir si el envío se realizará antes o después de las citas, además de un intervalo (que puede ser día/mes/año), cantidad de intervalo y tiempo. Esta opción se puede utilizar para enviar una encuesta de satisfacción después de la programación, o el formulario de registro un día antes de la consulta. Mira el ejemplo a continuación:

  • Cumpleaños: esta opción de envío se realiza para todos los pacientes que tienen fecha de nacimiento y correo electrónico en su registro, y el envío se realiza el día del cumpleaños del paciente. Incluso en el propio software médico Ninsaúde Apolo, puede importar plantillas de correo electrónico para cumpleaños, presionando el botón Importar, que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. También puedes inspirarte en otras plantillas disponibles en nuestro artículo "Modelos de e-mail para los cumpleaños de los pacientes".
  • Navidad: esta opción se puede utilizar para enviar anuncios de fin de año, mensajes de Navidad y felices fiestas. Aquí los correos electrónicos comenzarán a enviarse el 20 de diciembre. También puede inspirarse leyendo nuestro artículo "E-mail de fin de año: cómo crear el modelo ideal para sus pacientes".

Después de finalizar y hacer clic en Guardar, si la opción activa está marcada con Sí, su plantilla de correo electrónico estará lista para ser enviada de acuerdo con los filtros aplicados. Después de guardar, también puede recibir una copia de este correo electrónico para verificar el resultado final, simplemente haga clic en el botón Enviar prueba. En el futuro, también podrás acceder a la lista de correos programados para editar el texto y/o filtros, así como acceder a la pestaña de enviados y consultar tu tasa de apertura.

La información que genera el sistema en la pestaña de enviados muestra un resumen de la apertura de correos electrónicos. Para obtener información más detallada, simplemente haga clic en los recuentos de uno de los modelos enviados y el sistema mostrará qué pacientes abrieron estos correos electrónicos y la cantidad de veces que se abrieron. Esta información es importante para medir el interés de sus clientes en sus servicios.

Ahora que sabe cómo el marketing por correo electrónico puede ayudar a su clínica, usted también puede beneficiarse de esta función. ¿Eres profesional sanitario pero aún no utilizas software de gestión? Conoce el sistema para las clínicas Ninsaude Apolo.