¿Cómo ahorrar tiempo al agendar pacientes?
A la hora de iniciar una cita, tanto el paciente como la recepción de la clínica priorizan la rapidez, pero no debemos olvidar que una buena atención de calidad es fundamental. Para que esto suceda, es importante crear métodos y fórmulas que optimicen la atención, permitiendo ahorrar tiempo en la programación del paciente.
No solo en las grandes clínicas, sino también en las oficinas, el tiempo suele ser demasiado apresurado: atender llamadas telefónicas, dar la bienvenida y dar de alta a los pacientes, preparar la recepción para las citas del día, entre otras tareas que se practican a lo largo del día. Dado que las actividades realizadas no solo necesitan agilidad, sino también calidad, a continuación enumeramos algunos consejos para que logres una mejor optimización del tiempo con tus pacientes.
Antes de continuar, necesitamos saber: ¿es usted, un profesional de la salud, que ya utiliza software médico para brindar atención a sus pacientes? Te invitamos a descubrir Ninsaúde Apolo, un software online que puede ser utilizado por cualquier especialidad. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.
Agendamiento optimizado
En primer lugar, es importante saber que el propósito de la tecnología es simplificar la rutina diaria de las clínicas y brindar mayor comodidad no solo a los profesionales de la salud y secretarias, sino también al paciente.
Imagine que es un paciente y necesita agendar una cita. La única forma de conseguir la consulta es a través del teléfono, sin embargo, después de realizar numerosos intentos, el teléfono muestra una señal de ocupado o simplemente llama sin que nadie responda. Esta situación solo puede tener un resultado: un paciente frustrado va a buscar a otro profesional de la salud que lo ayude.
Por ello, es importante ofrecer diferentes métodos para poder agendar una cita, siendo el más habitual la reserva online. Si no tiene sitio web, aún puede incorporar el agendamiento online en sus redes sociales a través de un enlace, donde el paciente tendrá acceso a los horarios disponibles en la agenda del profesional de la salud, para que él mismo pueda realizar la cita sin necesidad de hacer llamadas.
En la reserva online, tan pronto como el paciente programe su propia cita, no es necesario que un asistente ingrese el horario programado en la agenda del profesional de la salud, porque el sistema realiza el agendamiento automáticamente. Otra ventaja es que, dado que la cita online está disponible todos los días durante las 24 horas, el paciente podrá realizar la cita con más facilidad y tranquilidad, lo que acaba resultando en un incremento en el número de visitas de los profesionales sanitarios.
Además de la reserva online, otros métodos también han demostrado ser muy efectivos con respecto a las reservas, y el Voice Bot es un buen ejemplo de ello. El Voice Bot es más que un asistente virtual que se utiliza en el teléfono. De esa manera, incluso si el paciente hace una llamada a la clínica, no habrá el problema de que el teléfono suene y nadie conteste, ya que el asistente virtual lo hará y tomará todos los datos del paciente. Por tanto, una buena alternativa es integrar un asistente virtual en su software médico. Por ejemplo, si usa el software Ninsaúde Apolo, puede integrar VozXpress, el Voice Bot de Elife.
En la misma línea que Voice Bot, hoy en día también es posible tener Chat Bot, que también es un asistente virtual, pero a través del chat, es decir, mensajes de texto como un chat. Finalmente, aún puede usar Alexa en su entorno de servicio. Alexa es una herramienta desarrollada por Amazon que tiene varios usos: puede realizar tareas que van desde hacer una llamada hasta reproducir música con un simple comando de voz.
Confirmación del paciente
Una agenda bien organizada requiere tiempo, después de todo, es necesario que los horarios se confirmen uno por uno. Esta acción puede tardar muchas horas si el volumen de pacientes es elevado, por lo que es interesante utilizar una herramienta que dé la posibilidad de realizar estas confirmaciones de forma automática.
Whatsapp es una herramienta que ha demostrado ser de gran utilidad en clínicas y consultorios, especialmente en lo que respecta a las citas. Con Whatsapp puedes realizar confirmaciones de forma automática, como es el caso de la funcionalidad existente en Ninsaúde Apolo. A través de un enlace enviado por Whatsapp, al acceder a él, el paciente puede confirmar o cancelar la cita. Una vez hecho esto, en función de la respuesta del paciente, el propio sistema actualiza el estado de la consulta sin necesidad de que intervenga la secretaria.
Hay otras formas de confirmar o cancelar una cita automáticamente, y son: correo electrónico, SMS y Voice Bot. Para realizar confirmaciones de esta forma, simplemente utilice una herramienta integrada con su software médico y programe la frecuencia de los envíos. Conoce más sobre el tema en nuestro artículo "Confirma tus citas en Ninsaúde Apolo con Confirmation Call".
Completando el formulario de registro y check-in del paciente
Cuando un paciente agenda por primera vez, solo se ingresa su información de contacto en el sistema, incluso por razones prácticas, ya que otra información será irrelevante en ese momento. Sin embargo, llega un momento en el que el historial del paciente debe ser llenado por completo, y esta acción también la puede realizar de manera práctica el propio paciente, dejando libre a la recepcionista/secretaria para otras actividades.
A través de la herramienta de email marketing, por ejemplo, se puede programar la activación de mensajes automáticos que contengan el formulario de registro del paciente para que lo complete en casa o en cualquier otro lugar antes de la cita. En el software Ninsaúde Apolo, es posible programar este tipo de correo electrónico para cada cita de un servicio en particular, o incluso para pacientes cuyas historias clínicas están clasificadas en un grupo particular, CIE, sexo, etc.
Existe todavía otro método para que el paciente complete el formulario de registro, pero esta vez en la recepción de la clínica. Al hacer clic en el horario, en la pestaña Recepción, es posible generar un Código QR que permite abrir el formulario de registro en cualquier dispositivo, como una tableta o un teléfono inteligente. De esta forma, todo lo que necesita hacer es generar el código y pedirle al paciente que complete el formulario hasta que llegue el momento de su atención.
Consulta más detalles sobre cómo enviar el formulario de registro por correo electrónico y cómo el paciente puede realizar el check-in en la clínica en nuestro artículo "Cómo sus pacientes pueden completar su propia ficha de registro"
Alerta de horários disponibles
El paciente no siempre puede programar la cita para la fecha que le gustaría, especialmente cuando el profesional de la salud tiene una gran demanda y siempre tiene una agenda llena. Por lo general, el paciente suele dejar su nombre en manos de la secretaria para que ésta le informe cuando haber un horário disponible, lo que requiere tener un control manual de estas futuras nuevas vacantes en el horario.
Mediante un software como Ninsaúde Apolo, el paciente puede agendar la cita para una fecha más lejana y solicitar que su nombre sea colocado en lista de espera para que sea informado por horarios disponibles. Con este mecanismo, el sistema listará todos los horarios disponibles para un período determinado, y cada vez que la secretaria acceda a la página de alertas, podrá contactar al paciente para ofrecerle esa nueva fecha y/o hora que quedó libre. Conozca más sobre esta función en nuestro artículo "Cómo retener a los pacientes con el alerta de horarios disponibles Ninsaúde Apolo".
Observaciones y notas rápidas
Sabemos que el historial médico del paciente concierne solo al paciente, y nadie más que el paciente y el profesional de la salud debe tener acceso a dicha información, y el incumplimiento de esta confidencialidad puede resultar en una multa y otras sanciones de acuerdo con la LGPD (General Ley de Protección de Datos), que ya está en vigor.
Sin embargo, incluso las secretarias pueden acceder a una gran cantidad de información del paciente, ya que son responsables de recopilar diversos datos; También está el hecho de que otra información ni siquiera concierne al paciente en sí, sino sobre los horarios agendados en sí. Este tipo de información, que llamamos datos personales, se puede ingresar en lugares de acceso común en el sistema y no infringe las reglas de la LGPD, por lo que es necesario que el lugar a ingresar sea de fácil acceso.
Esto también es posible con Ninsaúde Apolo, ya que el propio sistema crea algunos avisos automáticos que quedan registrados en el historial del paciente. Por ejemplo, si el paciente visitó la clínica hoy y ya ha programado una próxima consulta, el propio sistema crea una alerta que indica que el paciente tiene una cita futura.
Además de este tipo de alerta, existen otras características y campos que se pueden utilizar para ingresar rápidamente información sobre el paciente (recordando que cualquier información ingresada en la historia clínica electrónica solo puede ser visualizada por el profesional de la salud, cumpliendo así con la LGPD ).
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