La firma electrónica es una tecnología utilizada para firmar documentos de forma digital, haciendo innecesario el papel y el bolígrafo. Este tipo de tecnología es equivalente a una firma manuscrita, por lo que la firma digital para médicos puede ser utilizada para que el paciente firme un contrato, términos de consentimiento, entre otro tipo de documentos.

Con el sistema para clínicas Ninsaúde Clinic puede enviar documentos a sus pacientes sin necesidad de contratar una aplicación de firma digital para clínicas médicas, porque Ninsaúde Clinic tiene su propia herramienta de firma electrónica que se puede vincular a los documentos de la clínica.

Además de eliminar la obligación de imprimir (lo que, en cierto modo, ya es una ventaja, ya que estarás ahorrando tóner, cartucho y papel), la firma digital también aporta comodidad tanto para médicos como para pacientes, ya que el documento puede ser firmado sin que ambas partes estén en el mismo lugar, físicamente hablando. Esto hace posible que dicho documento sea enviado al paciente antes o después de la cita, y no necesariamente durante la consulta. Además, si el paciente está siendo atendido a través de telemedicina, no solo su consulta será online, sino que también podrá firmar el documento de forma digital.

Actualmente existen algunas empresas que comercializan herramientas de firma digital, como CertiSign (IziSign), Clicksign, ZapSign, entre otras. El hecho es que ninguno de ellos está integrado en el software médico que utiliza, ya que estas empresas llegan a un público muy amplio. Además, hacer tal integración requeriría mucho más tiempo y dinero, así que ¿por qué no combinar lo útil con lo agradable?

Al utilizar el sistema para las clínicas Ninsaúde Clinic, debido a que el sistema ya cuenta con su propia herramienta de firma digital para médicos, el profesional de la salud no necesita salir del ambiente en el que está acostumbrado a firmar, simplemente seleccionando el documento y enviando con unos pocos clics.

Antes de continuar, necesitamos saber: ¿Ya conoces el sistema para clínicas Ninsaúde Clinic? El software médico Ninsaúde Clinic cuenta con una agenda ágil y completa, historia clínica electrónica personalizada para cada especialidad y con validez legal, teleconsulta, control financiero, facturación de seguros de salud y mucho más. ¡Agendar una demostración o pruebe el sistema para las clínicas Ninsaúde Clinic ahora mismo!

¿En qué ocasiones utilizar Ninsaúde Clinic Sign?


Existen varios documentos que se pueden firmar electrónicamente, por lo que tendrá varias oportunidades de utilizar Ninsaúde Clinic Sign. Consulte a continuación algunas situaciones en las que puede utilizar esta herramienta.

  • Términos de consentimiento informado: este documento se utiliza para que el paciente registre que está permitiendo someterse a un determinado procedimiento médico. El consentimiento informado permite que el paciente tenga derecho a comprender mejor y participar en cualquier decisión que se tome en relación con su tratamiento, exigiendo que el médico le advierta sobre los riesgos y beneficios que dicho tratamiento puede acarrearle, dejando claro también cuánto esto podría afectar la integridad psicofísica del paciente.
  • Términos de consentimiento libre e informado: si en su clínica se realizan pesquisas clínicas, puede usar Ninsaúde Clinic Sign para recolectar firmas de voluntarios. El Formulario de Consentimiento Libre e Informado (TCLE) debe ser elaborado por el investigador responsable y debe utilizar un lenguaje claro y objetivo que permita la comprensión del participante de la investigación. Una vez hecho esto, el participante podrá firmar el término expresándose de manera consciente, libre e ilustrada.
  • Presupuestos: el presupuesto médico o presupuesto quirúrgico se le proporciona al paciente al poco tiempo de programar su procedimiento. Este documento tiene información sobre materiales, medicamentos, exámenes que están o no incluidos en el presupuesto, entre otros. Después de crear un presupuesto, los profesionales involucrados pueden firmarlo digitalmente para enviarlo al paciente de forma online.
  • Contratos: los contratos de prestación de servicios celebrados entre médico y paciente también pueden recibir la firma electrónica de Ninsaúde Clinic Sign. Un buen ejemplo de ello son los contratos de prestación de servicios, que también son utilizados en el campo de la odontología por los odontólogos, especialmente por los ortodoncistas, ya que se trata de aparatos de ortodoncia que requieren un mantenimiento mensual.
Imagen por Freepik

¿Cómo hacer una firma digital con Ninsaúde Clinic Sign?


Dentro del sistema para clínicas Ninsaúde Clinic, debe acceder al menú Aplicaciones. Luego, dentro de la Tienda Ninsaúde Clinic, deberás activar la funcionalidad Ninsaúde Clinic Sign*. La app de firma digital para médicos se puede utilizar en dos lugares diferentes dentro del sistema: en el propio menú de Aplicaciones o dentro de la ficha del paciente.

Al usar Ninsaúde Clinic Sign en el registro del paciente, simplemente seleccione una plantilla de documento que ya esté lista o cree el documento en esta misma pantalla. Si está utilizando el área de Ninsaúde Clinic Sign en el menú Aplicaciones, la única diferencia es que deberá seleccionar el registro del paciente en el campo indicado.

Al guardar, usted define si el documento tendrá firma electrónica o no. Si no lo tiene, el documento se puede utilizar para lanzar un presupuesto, y si necesita enviarlo por correo electrónico, solo edite y active la firma. Activando la opción de firma electrónica podrás incluir los e-mails de los firmantes para que puedan recibir el documento y firmar. Para esto, debe cambiar el estado a Emitido y luego guardar.

La firma se realiza con un encabezamiento, realizándose tocando la pantalla cuando se usan teléfonos celulares y tabletas o usando el mouse cuando se usa una computadora o laptop. Un punto importante sobre la firma electrónica es que solo se puede enviar y validar a través de una dirección de correo electrónico, es decir, no es posible hacerlo a través de SMS o Whatsapp, lo que significa que el paciente necesita un correo electrónico para firmar tus documentos

Si es la primera vez que usted o su paciente firman un documento electrónicamente, deberá ingresar algunos datos personales (como CPF y fecha de nacimiento) y registrar una contraseña, que además de servir como su identificación en el futuro para firmar otros documentos, también ayudará a validar su suscripción. Registrando la firma una sola vez, en sus próximos documentos solo deberá informar su contraseña y seleccionar la firma guardada.

Después de que el documento sea firmado por todas las partes (quienes pueden ser descritos como testigos), ambos recibirán un correo electrónico informándoles que el documento ha sido completado. La plataforma de firma confirma la autenticidad de los documentos firmados en Ninsaúde Clinic Sign, y su modelo de firma se basa en un proceso de verificación auditable utilizado en el campo durante más de 25 años, cumpliendo completamente con los requisitos específicos de la eSignature Act, Ley de firma electrónica estadounidense y eIDAS de la Unión Europea.

¿Cómo verificar la autenticidad de un documento?


Luego de completar la firma electrónica de un documento, al acceder a él a través de su correo electrónico, en la parte izquierda de la pantalla podrá consultar todo el historial de acciones realizadas en dicho documento, además de poder ver quienes son los firmantes involucrados. En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en los 3 puntos y elija Descargar archivo. Luego puede elegir cómo desea ver el documento o guardarlo.

Además del documento original, es posible acceder al PDF firmado incluyendo la página de auditoría al final del archivo. Al escanear el Código QR ubicado en la esquina inferior derecha de la página, es posible verificar la autenticidad del documento.

Por regla general, se aceptan firmas electrónicas para contratos y otros documentos privados. En el caso de los organismos públicos, se sujetan a lo dispuesto en el art. 5 de la Ley 14.063/2020 antes citada. En el resto de los casos, no existe impedimento legal para la aceptación, ni diferencia de validez entre las firmas firmadas electrónicamente y los documentos firmados físicamente. (Fuente: Autentique)

Firma Electrónica x Firma Digital


Es importante saber que a pesar de los nombres similares, estos términos tienen algunas diferencias entre ellos. Firma Electrónica es el término utilizado para definir cualquier tipo de aceptación electrónica. La Firma Digital se considera un tipo de firma electrónica que tiene métodos de verificación preestablecidos que, en general, son más complejos que el seguimiento de una aceptación.

Sin embargo, tanto la firma digital como la firma electrónica tienen validez legal, y en definitiva, no importa el proceso utilizado para la firma, sino cuáles son los datos que se generan como prueba de la misma. Por ello, cuando utilizas Ninsaúde Clinic Sign, la plataforma de firma captura datos personales y de actuación como DNI, fecha de nacimiento, E-mail, hora, IP y geolocalización. En otras palabras, todos estos datos sirven para validar la autenticidad del documento firmado por usted.

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*El uso de Ninsaúde Clinic Sing tiene un costo adicional. Consulta con nuestros asesores el valor por profesional de la salud.