Los términos secretaria y recepcionista pueden parecer sinónimos para muchas personas, pero el hecho es que las personas que trabajan en estas dos profesiones realizan tareas diferentes, y por esta razón es importante saber la diferencia entre uno y otro.

Aunque pueden tener características en común, la secretaria y la recepcionista juegan diferentes roles en el contexto profesional, y es importante que esto sea claro para que se respeten sus habilidades y no haya una inversión de roles en el desempeño de sus funciones.

Secretaria y recepcionista: ¿cuál es la principal diferencia?

Las secretarias y recepcionistas comparten algunas tareas en común, pero cada una tiene su función. En algunas clínicas pequeñas, o incluso en consultorios, la secretaria a menudo termina haciendo el papel de la recepcionista, pero explicaremos a continuación la diferencia entre ellas.

La secretaria trabaja directamente con el médico y generalmente se encarga de resolver los problemas administrativos. La recepcionista, por otro lado, actúa en la atención directa del paciente, y como su nombre lo indica, ella es responsable de recibirlo, por lo que es con ella que el paciente tiene su primer contacto cuando llega a la clínica.

Secretaria: ¿cuáles son las funciones principales?

La rutina de la secretaria se compone de tareas administrativas, por lo que una de sus funciones es administrar la rutina de los profesionales de la salud dentro de la clínica, cuidar la agenda médica y garantizar que haya horas disponibles para atender a todos los pacientes.

Además de ocuparse de la agenda, otras tareas se dejan a la secretaria, como preparar documentos e informes, emitir recibos, organizar contactos externos (como proveedores), programar reuniones y procesos en general, entre otros.

Recepcionista: ¿cuáles son las funciones principales?

Aunque la mayoría de las veces la secretaria es responsable de organizar la agenda de los profesionales de la salud, en algunos casos el equipo de recepción es responsable de esta tarea. En este contexto, la secretaria a menudo termina atendiendo la agenda personal del médico y sus compromisos externos, mientras que la recepcionista se encarga de los horarios de los pacientes.

Es en la recepción donde el paciente tiene su primer contacto con la clínica, ya sea por teléfono o en persona, por lo que generalmente decimos que la recepcionista es responsable de representar a la clínica en la relación con el paciente, y muchos consideran que es la identidad de la empresa. .

Además de la asistencia (en persona, por teléfono y correo electrónico), la recepcionista también es responsable de mantener la recepción organizada para que pueda recibir pacientes. Es en recepción que generalmente se recibe correspondencia, transferencias de llamadas a otras extensiones, recepción de proveedores, entre otros.

¿Cómo contratar a la secretaria o recepcionista ideal?

Aquí en el blog ya dimos algunos consejos sobre cómo contratar a la secretaria ideal, por lo que si tiene dudas sobre este tema, puede consultar nuestro artículo y estar al tanto de todos los detalles.

En este artículo sobre cómo contratar a la secretaria ideal para su clínica, dejamos en claro que muchas de las tareas realizadas por una recepcionista pueden ser realizadas por una secretaria, pero solo cuando la clínica es pequeña o cuando se brinda atención en una oficina.

Nunca sobrecargue a los miembros de su equipo con funciones que no les conciernen, porque además de no ser el correcto (legalmente hablando), el trabajo puede no realizarse bien y generar frustración por parte de estos individuos.

Otro detalle importante es que tanto la recepcionista como la secretaria deben tener conocimientos básicos de informática. Siempre indicamos que el trabajo en clínicas y consultorios va acompañado del uso de software, como Ninsaúde Apolo , porque además de ser un sistema intuitivo y fácil de usar, contiene varias funcionalidades que facilitan el día a día en la clínica.

Incluso sin el uso de software, el uso de la tecnología está presente en este entorno de trabajo, por lo que es importante estar siempre actualizado y preparado a este respecto para realizar sus funciones con excelencia. Aquí en el blog ya hemos dado algunos consejos básicos sobre computadoras para ayudar a las secretarias y recepcionistas , así que si está entrando en este negocio o conoce a alguien, asegúrese de verificar o compartir.

Y finalmente, aprovechando el hecho de que mencionamos el uso de un software, asegúrese de verificar cinco ventajas de Ninsaúde Apolo para secretarias y recepcionistas , porque ciertamente con las características que el sistema ofrece, la vida cotidiana de estos profesionales será mucho más productiva en clínica.