Las secretarias, así como las recepcionistas, suelen ser las personas con las que el paciente establece el primer contacto, ya sea telefónicamente o en persona. En algunas ocasiones, este primer contacto es el momento crucial para que el paciente decida si realmente realizará la consulta en la clínica o si irá en busca de una segunda opción.
Además de ser responsable de varias tareas en la clínica, la secretaria también tiene el rol de brindar más información al paciente, especialmente antes de programar, despejar dudas y prepararlo para la cita. Así, es importante que, en algunas situaciones, mantenga una postura que traerá un diferencial a la clínica, evitando así algunos errores frecuentes que abordaremos a continuación.
Antes de comenzar, aquí hay un consejo: el software médico Ninsaúde Apolo puede ayudarlo con sus tareas clínicas, agilizando algunas tareas diarias comunes y brindando practicidad no solo a las secretarias y recepcionistas, sino también a todo el equipo médico y administradores de la clínica. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.
Acepta el primer 'no' como respuesta final
Cuando el paciente entra en contacto con la clínica por primera vez, suele buscar información sobre el valor de la consulta, acuerdos, horarios disponibles, etc. En algunas situaciones, el paciente no programa la cita y termina dando algunas excusas, como "Revisaré mis horas disponibles" o "Solo estaba investigando, no era por ahora", entre otras.
En estos casos, aceptar este primer "NO" como respuesta puede provocar una caída en el número de citas. El consejo es intentar hacer un contacto posterior con este paciente, y así intentar revertir la situación. Anote su nombre y número de teléfono y, si usa software, cree un recordatorio para comunicarse con el paciente en el futuro.
En Ninsaúde Apolo, por ejemplo, justo en la pantalla de inicio hay una tarjeta de tareas, que permite crear recordatorios y marcar un usuario. En este caso, la idea es insertar una tarea para recordar llamar a este paciente, y allí mismo, insertar su nombre y número de teléfono. Después de realizar esta acción, puede marcar la tarea como completada o incluso eliminarla.
Falta de proactividad
Como se mencionó al comienzo de este artículo, la secretaria es responsable de varias tareas dentro de la clínica, y para llevar a cabo muchas de estas tareas es necesario ser una persona proactiva. Esto significa que cuando hay una tarea por hacer, no espere que alguien le pida que la haga, simplemente hágalo. Esto también está relacionado con tener la capacidad de notar un problema antes de que suceda, concentrarse en resolverlo y planificar las acciones necesarias.
Una persona proactiva también debe saber gestionar muy bien su tiempo, para que no haya acumulación de tareas. Cuando llegue el momento de llevarlos a cabo, priorizar los que más importan es fundamental, y una persona proactiva definitivamente sabrá elegir.
Falta de postura profesional
Mucha gente confunde la postura profesional con los estándares de belleza impuestos por la sociedad o con el hecho de vestirse de una determinada forma. Quizás por eso, cuando pensamos en secretarias, nos vienen a la mente mujeres jóvenes, bien maquilladas y con tacones altos, cuando en realidad los tacones suelen estorbar y el maquillaje cuanto más básico mejor.
Pero el caso es que de nada sirve ir bien vestido, llevar tacones altos y maquillarse, si te falta la postura profesional que requiere un consultorio o clínica. La secretaria se ocupará de los pacientes, es decir, de personas que tengan algún problema de salud o alguna insatisfacción con su cuerpo. En este sentido, es necesario saber el momento adecuado para estar más relajados o más serios.
Llevar la vida personal y el tiempo libre al trabajo también puede ser un problema. ¿Imagina a la paciente llegando a la recepción para ser vista y la secretaria riendo con su celular en la mano? Definitivamente, esto no es sinónimo de actitud profesional.
Mantén una postura lacónica
Cuando hablamos de postura lacónica, nos referimos a aquellas personas con pocas palabras, también llamadas monosilábicas. Una buena secretaria debe ser comunicativa y proporcionar respuestas y argumentos que vayan más allá de un "sí" o un "no".
Además de que este tipo de actitud puede verse como desgana o incluso como descortesía (especialmente si el servicio es por teléfono), el paciente también puede sentirse incómodo e inseguro para programar cualquier procedimiento o una simple cita en la clínica. Si bien el profesional de la salud es la parte principal de la clínica, es la secretaria quien orientará las cosas para que se realicen las consultas, y de ahí la importancia de brindar un servicio más dinámico.
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