El flujo de caja es una herramienta ampliamente utilizada para diagnosticar la salud financiera de una empresa y representa el movimiento de las entradas y salidas de dinero en un período determinado en la empresa. Por lo tanto, es importante saber que incluso el más mínimo error de cálculo puede dificultar el progreso de sus proyecciones realizadas a partir de esta herramienta.

Cuando se trata de las finanzas de su clínica, es importante conocer ciertos detalles, como en cualquier otro negocio. El flujo de caja se puede analizar de forma diaria, semanal, mensual o anual, pero no se obtendrán resultados positivos si estos datos no son precisos.

Separamos a continuación algunos posibles errores cometidos al estructurar el flujo de caja de su negocio, para que usted, el administrador, pueda revertir cualquier situación negativa respecto a las finanzas de su clínica.

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Mezclar el dinero de la clínica con su dinero personal


Antes de tomar cualquier medida, es importante crear una cuenta bancaria exclusiva para las finanzas de la clínica. Incluso si tiene un consultorio pequeño, donde será el único profesional de la salud que trabaja, tener cuentas bancarias separadas le ayudará a separar las finanzas personales de las finanzas de la empresa.

En este sentido, es posible afirmar que esta es la razón principal por la que el gerente no debe mezclar las finanzas personales con las de la clínica: para que los resultados sean más precisos. Esta regla se aplica no solo a los gastos, sino también a los ingresos, a menos que estos ingresos sea realmente investido en la clínica. Puede obtener más información sobre esto en nuestro artículo "La importancia de separar las finanzas personales de las finanzas de la clínica".

Registrar solamente los ingresos y olvidar los gastos


Aunque parezca obvio, muchos gerentes terminan sin ingresar sus ingresos y gastos, o en algunos casos, solo ingresan recibos, lo que significa que el flujo de caja no brinda información sobre la situación real de la clínica.

Analicemos: ¿cómo sabrás cuál es tu ingreso neto, si no tienes en tus manos los montos gastos en despesas? Después de todo, el lucro es la cantidad que se recibe por la venta de un producto o servicio, después de restar los gastos con su adquisición o fabricación. Por lo tanto, es inútil vigilar las entradas si no está monitoreando las salidas.

No categorizar ingresos y pagos


Categorizar sus ingresos y gastos es esencial para monitorear de manera más asertiva la salud financiera de su negocio. Las categorías financieras ayudan al gerente a identificar qué tipos de recibos son más rentables y qué gastos son una fuente de mayores gastos.

Antes de categorizar sus finanzas, también es importante recordar que sus pagos son divididos en costos y gastos. Cuando hablamos de costo, nos referimos a la cantidad gastada en servicios y bienes aplicados en la producción de otros bienes y servicios. Los gastos, por su parte, son gastos relacionados con bienes y servicios utilizados en el mantenimiento de la actividad de la empresa.

Tanto los costos como los gastos se pueden clasificar en fijos y variables, y después de agregarlos a una categoría, también puede crear subcategorías. Por ejemplo: al crear una categoría "Gastos fijos", puedes crear las subcategorías "salario", "alquiler", "internet", ya que son gastos que siempre tendrán el mismo monto y se pagarán mensualmente. Al crear una categoría "Gastos variables", puede incluir "impuestos" por ejemplo, y luego generar un informe para analizar en qué período gastó más dinero con esta categoría.

Contar los ingresos aún no pagados


En algunos casos, como cuando el paciente utiliza un plan de seguro, es común que sea atendido de inmediato por el profesional de la salud, pero la clínica solo recibirá el valor de la consulta algún tiempo después, cuando la aseguradora reciba el consentimiento del paciente. En algunos casos, también hay clínicas que aceptan el pago mediante cheque posfechado, que no es más que una "promesa de pago".

Lo que sucede a menudo es que cuando incluyen sus recibos en el flujo de caja, algunos gerentes terminan poniendo estos montos en la fecha en que se realizó el servicio y ni siquiera recibieron este monto. Esto provoca una inconsistencia en el flujo y hace que la información sea confusa y errónea.

Este tipo de recibo solo debe incluirse en el flujo de caja cuando el dinero ingresa realmente a la clínica. Digamos que se realizó una consulta en enero, pero el acuerdo solo aprobó el monto en marzo, por lo que este monto debería aparecer como un recibo de marzo, no de enero.

No utilizar software de gestión clínica


Con un software médico, es posible mantener más organizado los horarios y utilizar una historia clínica electrónica, como también, es posible contar con asistencia financiera, ya que es mucho más fácil y práctico ingresar sus recibos y pagos.

Para entenderlo mejor, analicemos el caso mencionado anteriormente, sobre contar con recibos impagos. Con software como Ninsaúde Apolo, usted puede registrar este ingreso en el sistema con normalidad, registrando así la fecha de la consulta. En la fecha de vencimiento, debe incluir la fecha en la que es probable que reciba el dinero; sin embargo, la fecha de pago debe permanecer en blanco y puede informar el estado del título como "no pago". Cuando se realiza el pago, solo edite el título informando la fecha de pago, y esta información ingresará automáticamente en su flujo de caja.

Con Ninsaúde Apolo también es muy fácil dividir gastos e ingresos en categorías y subcategorías. Para hacer esto, regístrelos en el sistema tan pronto como comience a usarlos, y al lanzar un recibo o pago, simplemente seleccione a qué categoría pertenece este título y subcategoría, si corresponde. Puede conocer más detalles sobre cómo funciona el flujo de caja de Ninsaúde Apolo a través de nuestro artículo sobre el tema.

Ahora que sabes cómo evitar errores en tu flujo de caja, ¿qué tal automatizar tu clínica con Ninsaúde Apolo? Póngase en contacto a través del sitio web Apolo.app y consulte más detalles.