Al comenzar cualquier negocio, es importante tener en cuenta que la planificación previa y la gestión empresarial son clave para garantizar el éxito. Con clínicas y consultorios no es diferente, así que hoy hablaremos sobre la importancia de realizar el flujo de caja.
Cuando hablamos de gestión empresarial, hay varias actividades que debemos incluir en la rutina para que la empresa pueda mantenerse al día con el mercado. Entre ellos está el acto de controlar estrictamente los ingresos y gastos, algo que afecta directamente la salud financiera de su negocio. Una de las formas más efectivas de llevar a cabo este monitoreo es a través del flujo de efectivo.
El flujo de caja es una herramienta de gestión que es el movimiento de las entradas y salidas de efectivo en un período determinado de la empresa.
Al analizar el flujo de caja, si el saldo es negativo, significa que la empresa tiene gastos adicionales, en cuyo caso el gerente debe revisar los gastos para aumentar las ganancias. Por otro lado, un saldo positivo indica que la empresa está logrando mantener sus obligaciones financieras actualizadas.
El flujo de caja se puede hacer a través de un cuaderno, una hoja de cálculo de Excel o de una manera aún más práctica que abordaremos a continuación, junto con otros consejos sobre cómo hacerlo de la mejor manera. Compruébalo a continuación.
Use un sistema de gestión para clínicas
Como se mencionó anteriormente, el flujo de caja se puede hacer manualmente a través de un cuaderno o una hoja de cálculo, pero sin duda, el uso de software es la mejor alternativa. La ventaja de usar software es que no es necesario realizar cálculos manualmente, porque al ingresar sus ingresos y gastos en el sistema, ensambla todo el flujo y realiza los cálculos automáticamente.
Además, cuando utilice un software, tendrá acceso a otros datos que pueden ayudarlo a tomar decisiones clínicas. Ejemplos de esto son gráficos e informes, que también son generados automáticamente por el sistema. Si aún no utiliza un software, conozca Ninsaúde Apolo , un sistema de gestión para clínicas. Póngase en contacto con nosotros para más información.
Clasifique sus ingresos y gastos por categorías financieras
Las categorías financieras son la base para organizar los ingresos y gastos. En Ninsaúde Apolo, por ejemplo, cada vez que el usuario publica un pago o recibo en el sistema, es necesario informar la categoría a la que pertenece este título.
Dentro de las categorías existe la posibilidad de incluir subcategorías, con el propósito de refinar aún más la fuente de sus gastos e ingresos. Tenga en cuenta el siguiente ejemplo:
Esta es el área donde registramos las categorías y subcategorías en Ninsaúde Apolo. En este ejemplo, la categoría Consultas se agregó como parte de los ingresos. En esta categoría, se agregaron subcategorías, cuya descripción se refiere a cada uno de los acuerdos atendidos en la clínica.
Otro ejemplo sería crear una categoría titulada Salarios y agregarle subcategorías, como Recepción, Administración, Servicios generales, entre otros, de acuerdo con el personal de la clínica. Esta es una forma práctica de saber qué sector se está invirtiendo más, en relación con los salarios.
Registrar todas las transacciones financieras (entradas y salidas)
Aunque parece obvio, muchos gerentes terminan sin registrar sus ingresos y gastos, o en algunos casos, solo publican recibos, lo que significa que el flujo de efectivo no proporciona información sobre la situación real de la clínica.
Dentro de Ninsaúde Apolo, en la agenda, está la funcionalidad de "Recepción", que es utilizada por la secretaria cuando el paciente llega a la clínica para una cita. Al acceder a esta opción, habrá varias pestañas disponibles, entre ellas la pestaña Recibiendo. De esta manera, es mucho más práctico publicar las cantidades pagadas por un paciente en una cita.
Como se mencionó anteriormente, no tiene sentido registrar recibos y no incluir pagos. En el área de Finanzas, en Lanzamientos financieros, el usuario de Ninsaúde Apolo puede registrar todos sus gastos y especificar el proveedor, fecha de vencimiento y pago, intereses y multas, si corresponde, entre otra información necesaria para detallar el flujo de caja.
Recuerde: los gastos personales no deben mezclarse con los gastos profesionales.
La renovación del hogar, los regalos de cumpleaños y el almuerzo familiar son solo algunos ejemplos de gastos que nunca deben agregarse al flujo de caja de la empresa. Recuerde que al mezclar este tipo de gastos, los resultados que se muestran en el flujo de caja no brindarán información que coincida con la realidad de la clínica. Además, esta acción puede confundir sus objetivos, ya que en ciertos períodos puede mostrar un saldo negativo debido a gastos que no forman parte de la rutina diaria de la empresa.
Sigue el flujo de caja
Mantener un ojo en los números se convierte en una tarea mucho más fácil con la ayuda del flujo de caja. Su seguimiento se puede hacer con la frecuencia que considere mejor, y con Ninsaúde Apolo, simplemente aplique el filtro de período para hacer este seguimiento o, si lo prefiere, vea los datos de los últimos 12 meses. Mira el ejemplo:
Como se muestra en el ejemplo anterior, el usuario tiene información sobre el saldo acumulado y el saldo para el período, además de poder seleccionar recibos y pagos específicos donde tendrá los valores de saldo seleccionados. Además de la información sobre valores, Ninsaúde Apolo también brinda una experiencia visual diferente, donde el balance positivo se identifica por el color verde y el balance negativo por el color rojo.
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