La conciliación bancaria es la actividad que compara las cantidades contenidas en el extracto bancario con los datos almacenados en la empresa. A partir de esta comparación, es posible comparar información interna y registros de pagos y recibos, así como corregir errores e información imprevista.
Para que la conciliación bancaria se realice de la manera más correcta y eficiente posible, es necesario seguir algunos pasos en la rutina diaria de la clínica, lo que implica directamente actividades dirigidas al sector financiero.
En el software Ninsaúde Apolo es posible contabilizar los recibos y pagos de la clínica a través del módulo de Finanzas, y con la funcionalidad de Reconciliación bancaria , los usuarios pueden alimentar el sistema con datos financieros de los estados de cuenta bancarios proporcionados por el banco a través de Internet Banking.
¿Cómo llevar a cabo una conciliación bancaria eficiente?
Con la conciliación bancaria, es posible verificar si el saldo bancario del control interno, las entradas y sus fechas son idénticas al extracto bancario. Para que no haya errores, como mencionamos anteriormente, es necesario crear una rutina dentro de la clínica dirigida a estos detalles relacionados con lo financiero. Para esto, es necesario crear el hábito de:
- Lanzar movimientos diarios
La clínica necesita monitorear todas las entradas y salidas financieras diariamente, informando a todas las cuentas bancarias involucradas. Estos movimientos no solo se refieren a la recepción de consultas, o al pago de electricidad, alquiler e internet, sino también a comisiones bancarias, impuestos, pago de salarios de empleados, etc.
Todos estos recibos y pagos, cuando se contabilizan correctamente, también ayudan en la formación del flujo de efectivo, una herramienta importante que representa el movimiento de las entradas y salidas de efectivo en un período determinado de la empresa.
Por esta razón, es importante recordar que la renovación del hogar, los regalos para amigos y el almuerzo con la familia son solo algunos ejemplos de gastos que nunca deben agregarse al flujo de caja de la empresa. Recuerde que al mezclar este tipo de gastos, los resultados que se muestran en el flujo de caja no brindarán información que coincida con la realidad de la clínica. Además, esta acción puede confundir sus objetivos, ya que en ciertos períodos puede mostrar un saldo negativo debido a gastos que no forman parte de la rutina diaria de la empresa.
2. Verifique el saldo en el extracto bancario
Es importante que se realice una verificación diaria para determinar si los saldos iniciales y finales del control interno coinciden con los saldos del extracto bancario.
En Ninsaúde Apolo, el usuario debe registrar las cuentas bancarias que usará para poder hacer el recibo y las entradas de pago, por esta razón, dentro del sistema también existe la posibilidad de generar un extracto de las cuentas de cuentas registradas, lo que hace posible hacer tal comparación.
3. Use la conciliación bancaria para corregir errores o lanzar nuevos valores
Para utilizar la conciliación bancaria de Ninsaúde Apolo es muy simple, simplemente descargue de su cuenta de Internet Banking un archivo .OFX (Open Financial Exchange) y cárguelo en el sistema. También debe informar a qué unidad está destinada (si su clínica tiene más de una unidad de servicio, de lo contrario, seleccione Matriz) e informar a qué cuenta bancaria.
Al importar el archivo, el sistema también mostrará algunos títulos que ya se han lanzado en el sistema. La cantidad, la fecha de lanzamiento y el tipo (pago o recibo) se tendrán en cuenta para que el sistema pueda generar un estado.
El estado "Existente" , resaltado en rojo, sugiere que ese título ya existe en el sistema. Los títulos que tengan cierta similitud se resaltarán en amarillo con el estado "Sugerido" . En este caso, el usuario debe realizar la conferencia para que no haya duda de que es un título existente o no, para que pueda llevar a cabo la conciliación. Para hacer esto, simplemente presione el icono "conciliar".
Como se muestra en el ejemplo anterior, los nuevos títulos en el sistema también se señalan con el color azul, que muestra el estado "Nuevo" . También tenga en cuenta que tienen un porcentaje, que se refiere al detalle de ese título. El proceso puede finalizarse y los títulos realmente importados, solo cuando cambian todos al 100%.
Esta es una acción muy simple, y para realizarla solo complete los campos de categoría, subcategoría (opcional) y tipo de pago. Cuando termine, solo presione Finalizar.
Una vez completada la transacción, todos los valores se contabilizarán en el sistema financiero del sistema, con sus respectivos cambios (categoría, subcategoría, tipo de pago y nombre del documento).
Actualmente, incluso los archivos de bancos virtuales, como Nubank, se pueden importar a Apolo, lo que facilita aún más la verificación de estos datos financieros.
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