Comprenda el flujo de caja de Ninsaúde Apolo

El flujo de caja es una herramienta importante para cualquier empreendimiento, incluso para las clínicas. Por ser considerado el rayos X de las finanzas, el principal objetivo del flujo de caja es auxiliar al administrador, manteniendo saludable su negocio, por lo tanto es necesario entender cómo esa herramienta funciona.

Cuando hablamos de flujo de caja, nos referimos a una herramienta de gestión que representa el movimiento de entradas y salidas de dinero en un determinado período en la empresa. A pesar de la tecnología de los días actuales, un gran número de personas todavía controla su flujo de caja a través de planillas en excel o incluso con papel y lápiz en un cuaderno, pero con seguridad la mejorforma de analisar los datos de su empresa es utilizando un sistema de gestión para clínicas.

No siempre para las clínicas Ninsaúde Apolo el flujo de caja ya hace parte de las funciones nativas del sistema, por tanto utilizarlo basta realizar los lanzamientos de sus cobros y pagos para que el propio sistema realice el cálculo, no sólo del que ya fue realizado, sino también del saldo previsto. Hecho esto, la única cosa que usted necesitará hacer es analisar e interpretar estos datos.

Antes de continuar, necesitamos saber: Usted ya conoce el sistema para clínicas Ninsaúde Apolo? El software médico Ninsaúde Apolo posee agenda ágil y completa, historia médica electrónica personalizada para cada especialidad y con validad jurídica, teleconsulta, control financiero, facturación de convenios y mucho más. Agende una demostración o experimente el sístema para clínica médica Ninsaúde Apolo ahora mismo!

¿De dónde vienen los valores del flujo de caja?

Todo emprendimiento posee cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y ambas deben ser registradas para que pueda hacer un análisis de las ganancias y pérdidas. En la medida en que usted hace lanzamientos de entradas y salidas en las finanzas de la clínica, automáticamente esos valores aparecerán en el flujo de caja, siendo así, tendremos los siguientes ítems:

Entradas: Ingresos provenientes de consultas de pacientes, procedimientos hechos en la clínica, entre otros.
Salidas: Pagos realizados a los proveedores de materiales, salários a trabajadores, comisiones de profesionales de la salud, además de gastos fijos como alquileres, energía, internet, etc.

En el sistema para clínicas Ninsaúde Apolo todos los ingresos y pagos deben ser lanzados en el menú Finanzas, en el sub-menú Títulos, en el botón Nuevo, usted podrá escoger cuál de los dos tipos de títulos usted pretende lanzar (ingresos o pagos) y todavía podrá definir si aquel título será único, en cuotas o recurrente.

Los títulos recurrentes son títulos que se irán a repetir por un tiempo determinado por el usuario o por un período indeterminado, por lo tanto usted podrá utilizar esa opción para el lanzamiento de gastos fijos o ingresos de paquetes de procedimientos, terapias, fisioterapia, entre otros tipos de servicios recurrentes. Siendo así, los valores de referentes a las recurrencias pendientes, así como los valores de cualquier otros vencimientos futuros, aparecerán en el flujo de caja en el que llamamos saldo previsto, o sea, una previsión del saldo cuando estos títulos fuesen realizados.

Al lanzar un cobro o un pago, algunos campos deberán ser llenados conteniendo información sobre el título a ser lanzado. Algunas informaciones son obligatorias como es el caso de la categoría , tipos de pagos, cuentas bancarias, fecha de vencimiento y unidad. Compruebe a continuación por qué ellas son obligatorias y lo que ellas representarán en su flujo de caja.

Categorías: Las categorías son clasificaciones financieras que posibilitan entender de qué forma su empresa lucra más o dónde ella tiene sus mayores gastos. En el caso de las clínicas, usted puede crear categorías de cobros del tipo "consultas", "cirugías", entre otras, además de poder clasificar las categorías en subcategorías, o sea, una categoría menor dentro de una categoría mayor. Ejemplo: Categoría "Consultas" podrá poseer las subcategorías "Particular" y "Convenios".
Tipo de Pagos: A pesar de no tener una gran relevancia dentro del flujo de caja, informar el tipo de pago es escencial a la hora de lanzar un título. Es a través de este campo que usted puede informar si el cobro o el pago fue efectuado en tarjeta, dinero o cualquier otro medio.
Cuenta bancaria: Al realizar un cobro usted debe informar en cual cuenta bancaria irá a entrar y de las misma forma, al registrar un gasto deberá informar de donde irá a salir ese valor a pagar. En el caso que usted posea más de una cuenta bancaria, en el flujo de caja del software de gestión Ninsaúde Apolo usted podrá visualizar los valores de todas las cuentas en conjunto o filtrar por cuentas específicas, para así visualizarlas separadamente.
Fecha de vencimiento: Es la fecha límite para que un título sea pagado. Si el pago está pendiente o vencido, el valor estará en el saldo previsto del flujo de caja. Si el título ya está pagado, estará junto
al saldo de lo que ya fué realizado, pero siempre teniendo en cuenta la fecha en que fué pagado. En el flujo de caja también es posible filtrar por fechas, por lo tanto, usted podrá escoger un período específico (dentro de
un mínimo de cuatro meses) para visualizar el andamiento de sus finanzas de acuerdo con los vencimientos.
Unidad: La unidad se refiere al lugar de atendimiento. Por ejemplo, su clínica puede poseer una unidad matriz y una filial, siendo así, en el momento en que registra un gasto o un cobro puede informar a cuál de las unidades se refiere. Además de eso, en el flujo de caja usted también puede escoger si desea visualizar valores referentes a penas de una unidad específica, o todas, y para escoger una unidad basta con seleccionarla en los filtros.

¿Cómo interpretar los valores del flujo de caja?

Primeramente es importante saber que el flujo de caja se basa no solo en las fechas de vencimiento, sino también en las fechas de pagos. Por lo tanto, si el valor venció en enero pero solo lo pagó en febrero, el monto correspondiente al mismo aparecerá en el saldo realizado en febrero, el valor correspondiente a este irá a aparecer en el saldo realizado de febrero, ya que el recibo se realizó en ese período.

Ahora vamos a analizar un flujo de caja y todos los valores que lo componen. En la opción de filtros fue informado el período de 01/02/2023 al 31/05/2023, y es importante decir que la herramienta está siendo accesada al final de febrero, por lo tanto, los valores de febrero, al estar todos liquidados, ya se ingresarán como saldo realizado, mientras que los valores de los meses siguientes (que están todavía pendientes) precisarán ser analizados en el saldo previsto. Vea el ejemplo:

Ahora usted puede comprobar de donde surgió cada uno de los valores mostrados en el flujo de caja de Ninsaúde Apolo y por qué ellos cambian de acuerdo a los filtros o al modo de visualización.

Saldo acumulado

El saldo acumulado, como el propio nombre sugiere, es equivalente a todo el valor acumulado en un determinado período. Note que en el flujo de caja aparecen dos valores de saldo acumulado: uno que está en cursiva a la izquierda de la pantalla, entre paréntesis, y otro que está debajo de cada mes del período seleccionado, en el lado derecho de la pantalla.

El saldo acumulado que está entre paréntesis es considerado su saldo inicial, o sea, el valor que usted tiene en caja al iniciar el período indicado en el filtro. Cuando usted comienza a utilizar el software de gestión Ninsaúde Apolo, es necesario informar el valor que usted posee en cada una de sus cuentas bancarias registradas. La suma de los valores de todas esas cuentas bancarias se reflejará en su saldo acumulado cuando comience a usar el sistema.

Es importante recordar que, dependiendo del período que ingrese en el filtro de búsqueda, el valor inicial puede cambiar, después de todo, a medida que ingresa los recibos y pagos, en ciertos períodos puede comenzar con más o menos efectivo disponible. En el ejemplo de arriba el período aplicado en el filtro fue 01/02/2023 al 31/05/2023, lo que significa que la clínica inició el mes de febrero con R$60.680,87 acumulados.

En cuanto al saldo acumulado de cada mes (en el lado derecho de la pantalla), este simboliza cuánto acumuló la clínica en ese período específico. Como muestra el ejemplo, en febrero tenemos un saldo acumulado de R$ 72.449,69. Este valor es el resultado del saldo acumulado inicial sumado al saldo del período
(del que hablaremos más adelante), es decir, 60.680,87 + 11.768,82 = 72.449,69.

Es importante recordar que el sistema también permite visualizar el saldo esperado, es decir, una previsión de cuál será el monto acumulado por la clínica cuando se liquiden las facturas pendientes. En el ejemplo de la imagen de arriba, la visualización se refiere al saldo acumulado de lo que ya se ha hecho, lo que significa que estos valores ya están pagados.

Saldo del período

El saldo del período es lo que queda de sus recibos y pagos. Dependiendo de la cantidad de ingresos y gastos, este saldo puede ser negativo, y uno de los objetivos del flujo de caja es precisamente evitar que esto suceda, al fin y al cabo es una herramienta que te permite controlar tus finanzas mostrando dónde has tenido tus gastos más altos y de dónde vienen tus mayores ingresos.

En el ejemplo siguiente, en febrero el saldo de la clínica era de R$ 11.768,82. Tenga en cuenta que debajo de este saldo se enumeran todos los cobros y pagos del período. Se recibió un total de R$ 12.586,80, mientras que el total de pagos realizados en febrero fue de R$ 817,98. Por tanto, 12.586,80 - 817,98 = 11.768,82, es decir, el saldo del período.

Saldo previsto

Presionando el botón Formato (en el lado derecho de la pantalla) tenemos la opción de cambiar la visualización de los valores, pudiendo elegir entre lo realizado y lo pronosticado. En los ejemplos anteriores ya hemos demostrado el equilibrio realizado, donde los valores positivos se destacan en verde y los valores negativos en rojo. En el formato esperado, todos los valores están resaltados en naranja.

El formato de saldo previsto le permite al administrador saber cuál será el saldo de la clínica una vez que se paguen todas las facturas pendientes. Mira el ejemplo a continuación, donde esta vez usamos el período del 01/03/2023 al 30/06/2023 en el filtro:

Note que ahora, mientras estamos visualizando el saldo previsto, el saldo acumulado inicial cambió y eso ocurre debido a las fechas que alteramos en el filtro, por lo tanto, el saldo acumulado inicial ahora es de R$ 63.142,89.

Otro cambio fue referente al saldo acumulado del mes de marzo: en la visualización del que fue realizado, el saldo acumulado en ese mes era de R$ 72.449,69 pero ahora que cambiamos para el saldo previsto, este valor es alterado para R$ 68.875,21. Este valor de R$ 68.875,21 es resultado del siguiente cálculo: El saldo acumulado inicial (63.142,89) somado al saldo del período (5.732,32).

Pero, y en el mes de abril, ¿cuál es el origen de esos R$ 71.846,15 que están previstos? Al fin y al cabo, siguiendo la lógica anterior, la cuenta no cuadra. Resulta que en este caso, debe ignorar el valor de BRL 63.142,89 porque, como está viendo un mes antes del mes inicial, ese ya no es su saldo inicial, por lo que deberá tener en cuenta el saldo acumulado.
del mes anterior.

Por tanto, el saldo acumulado de abril es el resultado de lo acumulado en marzo (68.875,21) sumado a su saldo del período (2.970,94). De esta forma tenemos 68.875,21 + 2.970,94 = 71.846,15 (saldo acumulado de abril).

Es importante saber que aunque el saldo acumulado se encuentra en la parte superior, el siempre es el último valor a ser actualizado porque este saldo depende del saldo del período, que su vez, depende de los ingresos y pagos de la clínica.

Recordamos que no es necesario que usted realice los cálculos demostrados en este artículo, al final el propio sistema realiza todo de forma automática, basta que usted analice los datos. El objetivo de este artículo es que usted comprenda de dónde surgieron esos números y así pueda entender mejor cómo funciona el cálculo de flujo de caja del sistema para clínicas Ninsaúde Apolo.