Independientemente de cuál sea el negocio, es importante vigilar siempre las transacciones financieras y controlar los recibos y los pagos.

No sólo en las clínicas, sino también en los consultorios, es importante que haya un registro de todas las entradas y salidas, para poder acceder rápidamente a la salud financiera de su negocio. Para esta práctica, recomendamos el uso de un software de gestión, como Ninsaúde Apolo, y comentamos a continuación las ventajas de su uso.

Contabilización de valores: única, en cuotas y recurrente


Hay tres formas de registrar tus entradas y salidas en Ninsaúde Apolo, cada una de ellas utilizada para una ocasión. Para entenderlo mejor, ejemplificaremos cada uno de ellos. Recuerde que puede utilizarlos para los títulos de recibo y de pago.

  • Título único: son todos los títulos en los que el pago se realiza de forma única, es decir, el usuario lanza el título una sola vez en el sistema y lo liquida también de forma única. Podemos citar como ejemplo de recepción, una consulta, en la que el paciente paga el importe total en el momento de la programación. O en el caso de un pago, podemos citar como ejemplo una nueva silla para la recepción.
  • Títulos a plazos: son todos los planes en los que el pago se hará a plazos. Digamos que es necesario comprar un nuevo computador para la clínica, y el pago se hará en 5 veces con tarjeta de crédito. Al lanzar este título en el sistema financiero, basta con elegir el título en cuotas, informar del importe de la cuota y, a continuación, del número de cuotas. En los meses siguientes al lanzamiento, mientras continue el pago de las cuotas, el sistema recordará que existe esta deuda por pagar, y muestra cuántas cuotas faltan aún.
  • Valor recurrente: son todos los valores que se repiten durante un periodo determinado o indeterminado. Un ejemplo de pago recurrente es la factura de la luz, al fin y al cabo, sin el pago de la energía no se puede trabajar. Sabiendo que cada mes es necesario hacer ese pago, puede contabilizarlo en el sistema como una recurrencia. Esta acción se realiza una sola vez, y al lanzar el título, sólo hay que informar de cuándo comenzará, si se repetirá semanal, mensual o anualmente, y por último, si habrá una fecha de finalización o si se repetirá para siempre. Cada mes/semana/año (según su elección), simplemente liquide la fianza y corrija el importe si es necesario.

Recuerde que en todas las opciones también es posible aplicar una multa o interés, que se sumará al valor total del título.

Panel de control de saldos y valores


Accediendo al menú de Finanzas, en el submenú de Valores, a través de la pestaña de Visión General, podrá controlar el saldo de cada una de sus cuentas bancarias registradas en el sistema. Las cuentas registradas se utilizan para que cuando se contabilice un valor (ya sea un recibo o un pago), se pueda definir en qué cuenta entrará o saldrá el importe contabilizado. A medida que se liquidan los valores, se actualiza el valor de las cuentas bancarias. En esta misma pantalla, también puede ver un gráfico que muestra los importes de los pagos e ingresos por período.

En la pestaña de cobros y pagos, además de ver todos los valores del mes en curso por orden de vencimiento, también es posible ver un panel que nos muestra:

  • Valor total de los títulos liquidados en el periodo;
  • Valor total de los títulos vencidos del periodo;
  • Valor total de los títulos en circulación durante el periodo;
  • Total general.

Cuando hablamos de títulos pendientes, nos referimos a los títulos que aún no han vencido y también a los que no han sido liquidados. En la imagen de arriba, en la parte superior izquierda, observe que también puede ver el TOTAL SELECCIONADO. Observe que el valor de -327,99 corresponde a los dos títulos de pago periódico seleccionados en la lista de títulos. Si desea obtener los valores de otro período, sólo tiene que seleccionarlo a través de la opción Más filtros.

Flujo de caja


Una de las formas de medir los resultados obtenidos en la clínica, financieramente hablando, es a través de la evaluación de su flujo de caja. El flujo de caja es una herramienta de gestión que representa el movimiento de entradas y salidas de dinero en un periodo determinado en la empresa.

Cuando inicie sus actividades con Ninsaúde Apolo, deberá añadir las cuentas bancarias y sus respectivos saldos. Estos valores constituirán el saldo inicial del flujo de caja. A partir del saldo inicial, a medida que se incluyan los gastos (salidas) y los ingresos (entradas), se obtendrá el saldo del periodo (también llamado saldo operativo), que se sumará al saldo inicial y definirá el saldo acumulado, es decir, el importe que su clínica está facturando actualmente.

En Ninsaúde Apolo, el área de flujo de caja nos muestra los valores obtenidos en los últimos 12 meses, sin embargo, es posible, a través de la opción "Más filtros", insertar un período de su elección. Véase el ejemplo siguiente, en el que el usuario aplica el filtro para acceder a la información del mes de mayo:

DRE: Declaración de resultados del ejercicio (Estado de Resultados)


Conocida como DRE, la Declaración de Resultados del Ejercicio es fundamental para que el administrador de la clínica pueda realizar un análisis de los resultados obtenidos a lo largo del año, y así poder elaborar estrategias y definir objetivos. Básicamente, se lleva a cabo una comparación entre los resultados, siendo posible analizar los beneficios y las pérdidas, y puede combinarse con otros documentos para un análisis más profundo.

Para utilizar la funcionalidad DRE en Ninsaúde Apolo, basta con seleccionar las categorías financieras de gastos, y automáticamente el sistema realiza los cálculos necesarios para obtener el beneficio neto y la diferencia entre los dos últimos ejercicios.

Comisión de profesionales


En el menú Finanzas, el usuario encontrará la opción Comisión de Profesionales, donde es posible, de forma resumida o detallada, visualizar el total de servicios prestados por cada profesional sanitario, así como sus respectivos valores de transferencia.

El panel dispone de algunos filtros, por lo que es posible buscar por comisiones de un periodo concreto, servicio, convenio o unidad de servicio. Además, puede imprimir un informe con esta información, o exportarla a Excel.

Cabe destacar que hay tres formas diferentes de ver las comisiones, y son:

  • Resumido por profesional: los valores se informan de forma resumida, donde básicamente el usuario puede ver el número de servicios prestados, el valor total de estos servicios, el valor que ya ha sido pagado, y el saldo, que corresponde al valor que la clínica aún tiene que recibir (por ejemplo, los planes de salud sólo pagan después de que se envíen las guías TISS, en este caso aunque el servicio se haya realizado, el valor relacionado con el mismo aún no ha sido recibido por la clínica).
  • Detallado por profesional: este tipo de visualización permite conocer no sólo el número de consultas, sino también la fecha de cada una de ellas y el nombre de cada paciente consultado, así como el servicio utilizado por éste, el plan de seguro médico y el remitente, si lo hubiera. Este tipo de informe es importante si el profesional sanitario o incluso el gestor de la clínica tiene dudas sobre el origen de los valores que aparecen en la versión resumida.
  • Detallado por profesional y clínica: este informe es más completo y puede ser utilizado por el gestor para el control interno. En él, además de la información ya obtenida en los informes anteriores, junto con la comisión del profesional sanitario, también es posible ver la comisión de la clínica.

Recuerde que para configurar las comisiones de los profesionales, debe acceder al registro de servicios e incluir un valor fijo o porcentaje para que el sistema calcule cada una, incluyendo los convenios que el profesional atiende.

Gráficos e informes


Además de los gráficos ya mencionados anteriormente, Ninsaúde Apolo dispone de un área de gráficos donde el gestor de la clínica puede consultar las estadísticas sobre:

  • Ingresos y gastos;
  • Delincuencia;
  • Cuántos días se demora en pagar las deudas;
  • Ticket medio por paciente atendido;
  • Los importes transaccionados entre cuentas bancarias, tipos de pago, servicio, aseguradora, profesional de la salud y categorías de ingresos y gastos;
  • Situación de ingresos y gastos vencidos y liquidados;
  • Balance de los últimos años.

Los informes también están presentes en un área en la que el gestor puede comprobar diversos datos sobre la situación financiera de la clínica, entre ellos:

  • Importes sobre la facturación de los acuerdos;
  • Estado de cuentas bancarias registradas;
  • Información sobre el recibo;
  • Ingresos netos.

Además de estas funcionalidades, en Ninsaúde Apolo hay muchas otras que pueden ayudar no sólo al gestor de la clínica, sino también a la secretaria y a los profesionales sanitarios. Sigue el blog para estar al tanto de las novedades, y si aún no eres usuario de Ninsaúde Apolo, ponte en contacto con nosotros a través del sitio y solicita una demostración.