La sala de espera de una clínica debe ser un lugar acogedor, después de todo, el paciente que espera allí está a punto de ingresar a una cita médica. Desde el servicio que brindan los recepcionistas hasta el ambiente en sí, todo debe estar pensado de tal manera que el paciente se sienta bien y quiera volver más a menudo. De esta forma, seguir un manual de buenas prácticas dentro de la recepción de la clínica puede ser la clave del éxito de tu servicio.

Siempre es importante recordar que la lealtad de un paciente está ligada a varios factores, y el buen servicio es uno de ellos. Tu clínica puede ofrecer los mejores precios de la ciudad, tener la sala de espera mejor decorada y realizar una serie de procedimientos exclusivos, pero si la persona que lo atiende no se siente acogida en ese ambiente, es posible que no regrese. Por ello, consulta algunos consejos que hemos separado para ti a continuación, para que puedas ofrecer una buena experiencia en la sala de espera de tu clínica.

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Decoración ideal para una sala de espera

Es en la recepción donde se produce tu primer contacto con el paciente, por lo que este lugar juega un papel importante en la percepción que tendrá sobre tu negocio. Además, el aspecto de los ambientes interfiere en la salud física y mental de los pacientes, por lo que es necesario habilitar una sala de espera que no solo sea bonita, sino también acogedora y confortable.

Colores y revestimientos

Si la sala de espera de su clínica es pequeña, puede usar algunos trucos para que el ambiente se sienta espacioso. Esto implica el uso de colores más claros en la decoración y la ausencia de divisiones. Por lo general, los colores neutros y fríos son los más adecuados para componer el fondo, pero se necesita un cuidado especial para que el ambiente no se vuelva monótono. Los espejos también pueden ayudar a brindar la sensación de un entorno más amplio, especialmente cuando se usan como revestimientos de paredes.

En lo que se refiere a la tapicería (hablaremos más adelante), asegúrese de elegir la tapicería adecuada para ellos también. Recuerda que en la sala de espera de una clínica pasarán varias personas, y es importante mantener todo el entorno muy limpio en todo momento. Los sofás y sillones con revestimiento Easy Clean de piel, sintético o terciopelo son una buena opción, ya que serán más fáciles de limpiar sin perder su elegancia.

Iluminación

Una buena iluminación en la sala de espera de su clínica es esencial no solo para que los pacientes se sientan cómodos, sino también para un ambiente de trabajo armonioso. A la hora de elegir el tipo de iluminación, es importante tener en cuenta qué imagen se quiere transmitir: un lugar más grande que recibe a muchas personas de diferentes perfiles durante el día, necesita estar bien iluminado, como es el caso de las salas de espera de laboratorios de análisis o incluso clínicas de fisioterapia. Una clínica o consultorio más enfocado a especialidades médicas como ginecología, dermatología, cardiología, entre otras, puede optar por una iluminación más fría, fuerte y directa, con lámparas de techo bien distribuidas.

Cuando se trata de iluminación, las luces LED son siempre la mejor opción. Aunque el costo es más alto que los demás, las luces LED compensan el valor porque duran mucho más, lo que hace que su costo-beneficio sea mejor. Además, tienen el poder de hacer el ambiente mucho más acogedor, ya que no generan calor sobre los pacientes que están esperando.

Sillones y muebles en general

Al elegir sillones y otros muebles para la sala de espera, se recomienda prestar atención no solo a la combinación de colores que se utilizará, sino también al material de estos artículos. No es necesario que los colores se repitan entre los objetos para que coincidan, pero debe haber armonía entre los tonos.

Considerando su función, lo ideal es usar un sofá grande, y también puedes complementar el espacio con sillones. Además, los sillones pueden resultar más cómodos para pacientes que prefieran asientos individuales, pero el sofá puede resultar más interesante si tenemos en cuenta la variación del peso de las personas, haciendo así más accesible una sala de espera. En este sentido, también se debe estar atento al número de pacientes atendidos por hora, para que nadie se quede sin esperar sentado.

Aún con respecto a la tapicería de la sala de espera de su clínica, es necesario observar no solo su belleza, sino también su tamaño, profundidad y tipo de espuma. El tamaño, como se mencionó anteriormente, debe pensarse de acuerdo con la cantidad de personas que su clínica recibe habitualmente en la sala de espera. Los sofás más profundos son excelentes para tener en casa, pero en el caso de un ambiente más formal como una clínica, lo correcto es elegir un asiento con una profundidad máxima de 60 cm, que permita mantener una buena postura al sentarse. En cuanto a la espuma, existen varios tipos de espuma, y ​​lo correcto es elegir siempre aquella que acomode a las personas cómodamente, pero sin perder firmeza.

En cuanto a la disposición del mobiliario, es importante que haya espacio libre para el movimiento de los pacientes y sus acompañantes. Además, elige piezas que combinen con el concepto de la clínica y el resto de la decoración. Los muebles deben ser funcionales y prácticos, pero no más grandes de lo que realmente deben ser. Una buena opción es elegir muebles con revestimiento de madera, ya que este material aporta una sensación de calidez al ambiente.

Comodidad y distracción de los pacientes en espera.

Cuando estás esperando algo o a alguien, siempre es bueno mantenerte ocupado para no aburrirte, ¿verdad? En la sala de espera de una clínica, los pacientes suelen esperar más de lo que les gustaría, muchas veces porque llegan antes de lo previsto, en otros casos porque el profesional de la salud retrasó el servicio, entre otras razones. Por lo tanto, la sala de espera debe tener características y atractivos que mantengan al paciente no solo entretenido, sino también cómodo.

Limpieza y organización

Mantener el ambiente limpio y organizado trae una buena sensación no solo a los pacientes, sino también a los propios recepcionistas, quienes estarán así realizando sus actividades con más disposición. Al tratarse de un lugar ligado a la salud y el bienestar, mantener la recepción limpia y organizada se convierte en un deber, por ello, además de la limpieza (que debe ser realizada por una persona especializada), recuerda a tu equipo mantener el lugar sin papeles dispersos, además de verificar la disponibilidad de agua, alcohol en gel y otros elementos esenciales para acomodar a su paciente, como papel toalla, papel higiénico y jabón en los baños.

Distracciones para el paciente

Es común en las clínicas y oficinas tener televisores y revistas en la recepción, lo que sigue siendo una buena opción de entretenimiento, pero en la era digital en la que vivimos, brindar una red Wi-Fi para el uso de los pacientes es la mejor opción. Al configurar la red de tu proveedor, un tips es ingresar el nombre de la clínica y la palabra “pacientes” o “clientes”, para que quien esté en la sala de espera lo encuentre fácilmente. Otro consejo es dejar la contraseña del wi-fi fijada en un cartel para que la gente no tenga que preguntar todo el tiempo al equipo de recepción. Además, el hecho de que la contraseña esté visible en algún lugar puede animar a las personas tímidas a usar la red sin tener que pedirle a alguien esta información.

Si además de la red Wi-Fi optas por la televisión, no olvides activar los subtítulos o la función Closed Caption, que son herramientas que aportan una mayor accesibilidad al entorno, permitiendo que las personas con discapacidad auditiva comprendan el contenido que se está transmitiendo. siendo transmitido. Pero si además de estas opciones quieres incluir sonido ambiente, asegúrate de elegir una playlist neutra. En Youtube hay listas de canciones relajantes que encajan a la perfección con la recepción de las clinicas, algunas incluso inspiradas en melodías de los 80, llamadas Synthwave 80s. Es importante recordar que, al tratarse de una sala de espera de una clínica, la música debe estar a un volumen bajo y elegir algo más relajante y no demasiado agitado.

Bebidas y otras golosinas.

En cualquier sala de espera es fundamental disponer de agua fresca, sobre todo cuando la temperatura es más elevada. Además del agua, que se puede ofrecer a temperatura ambiente o fría, es importante no olvidar tener siempre a disposición de los pacientes vasos desechables, así como una papelera de fácil acceso.

El famoso cafecito también es una excelente opción de bebida para dejar en la sala de espera, pues aún en los días más calurosos sigue siendo la preferencia de muchas personas, pero es importante recordar que el café no debe eliminar la existencia de agua. Con respecto al café, también es importante recordar el tema de los edulcorantes o el azúcar, dejando a cada uno cómo lo endulza o no, ya que muchas personas tienen problemas relacionados con esto y prefieren el café al natural.

Galletas en general, galletas, dulces y otros dulces también se pueden colocar en la sala de espera, después de todo, muchas personas terminan teniendo sus días tan ocupados que no pueden tomar un refrigerio antes de asistir a las citas. Por tanto, este tipo de placer acaba mejorando la experiencia del paciente en la recepción.

Espacio Infantil

Aunque tu especialidad no esté enfocada exclusivamente en el cuidado de niños, es importante tener un promedio del grupo de edad al que atiendes, para que puedas considerar la posibilidad de crear un espacio para niños. Además, también puede ser una buena idea reservar un rincón en la sala de espera para que los hijos de los pacientes puedan tener alguna distracción.

En el sistema para las clínicas Ninsaúde Apolo, es posible conocer el grupo de edad de los pacientes atendidos a través de un gráfico, donde está disponible el porcentaje y el número exacto de pacientes en cada grupo de edad. Analizando estos datos, podrás estudiar mejor la idea de tener un espacio dedicado a los niños.

El espacio infantil debe contener distracciones para que los niños puedan esperar el servicio, y así como en muchas oficinas hay revistas para adultos, en la misma proporción puede incluir libros y juguetes para niños, un rincón para colorear y quién sabe hasta películas para niños. .

Sistema para clínicas te ayuda en la recepción de pacientes

¿Sabías que al utilizar un sistema de gestión para clínicas, el servicio se vuelve más ágil, y con ello el paciente está más contento con el servicio prestado? El sistema para las clínicas Ninsaúde Apolo, por ejemplo, tiene algunas funcionalidades que pueden facilitar el paso del paciente en la recepción, y a continuación daremos algunos ejemplos.

Completar el formulario de registro

Con Ninsaúde Apolo puede enviar el formulario de registro del paciente por correo electrónico unos días antes de la consulta, para que lo complete en su casa, ahorrando tiempo en la recepción. Esta acción es posible gracias a la funcionalidad de e-mail marketing existente en el sistema.

Otra alternativa sería que el paciente complete el formulario de registro en el mostrador de recepción, utilizando una tableta, donde, para eso, es necesario generar un Código QR en la pantalla de recepción de citas. Después de completar los datos, el paciente simplemente presiona el botón "Enviar" y todo lo que escribió en el formulario se ingresa automáticamente en el sistema de la clínica.

Panel de llamada

Con el panel de llamada de Ninsaúde Apolo, puede insertar un monitor o un televisor en la recepción de la clínica y, sin salir de la sala de servicio, el profesional de la salud puede llamar al paciente (acción que también puede realizar cualquier persona en la recepción). En el panel aparecerá el nombre del paciente llamado y el nombre del profesional que llama, y ​​si lo prefieres, puedes añadir un mensaje personalizado, como el número de habitación o planta del edificio, por ejemplo.

Al llamar a un paciente, el panel emite un aviso sonoro junto con el aviso visual, y también es posible, entre una llamada y otra, que el panel muestre noticias o vídeos personalizados. En este sentido, el panel de llamadas también es útil de cara al entretenimiento de los pacientes que se encuentran en la sala de espera. Incluso puedes usar vídeos institucionales de la propia clínica, dando la oportunidad a las personas que esperan en la recepción de conocer más sobre tu empresa.

Displays en las puertas de las habitaciones

En el software médico Ninsaúde Apolo, usted puede registrar las salas de atención de la clínica y utilizar la funcionalidad de visualización, donde, por medio de tabletas adheridas a las puertas, el paciente puede ubicar la sala donde será atendido. Esta funcionalidad puede ser útil si las secretarias están ocupadas y no pueden acompañar a los pacientes a la sala de tratamiento. Por tanto, uniendo el panel de llamada con el display de las puertas, tendrás una clínica más moderna y automatizada.

La pantalla mostrará siempre los pacientes atendidos en los últimos 60 minutos y las citas futuras dentro de los próximos 20 minutos (si tienen el estado En espera). Además de los nombres de los pacientes, contendrá el nombre de la habitación, una foto del profesional de la salud (si la ha insertado en su registro de usuario del sistema), el nombre del profesional y su especialidad.

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