Algunas fechas conmemorativas, sobre todo las que caen en días hábiles y se consideran festivos, terminan trastornando la rutina de los profesionales de la salud, ya que es necesario organizar muy bien la agenda para que no sucedan imprevistos.
Por esta razón, enumeraremos a continuación algunas tácticas para mantener organizado su horario médico, de modo que los dias festivos se puedan usar solo para descansar, ¡y no para dolores de cabeza!
Utilizar software médico
El software médico es fundamental para organizar tu agenda y aportar más agilidad a la hora de concertar citas. Mediante el uso de software, el profesional de la salud tendrá varias ventajas que no encontrará usando un diario físico (papel), ya que es más fácil cambiar el horario de un paciente, encontrar el registro por su nombre y realizar bloqueos en fechas específicas.
Si todavía no utilizas un software, aprovecha para visitar Ninsaúde Apolo, un software de gestión que cuenta, además de agenda médica, con otras funcionalidades, como la historia clínica electrónica, menú de finanzas, facturación de aseguradoras, entre otras.
Utilice el bloqueo de horarios
La agenda médica de Ninsaúde Apolo tiene una herramienta llamada Eventos. Al crear un nuevo evento en el calendario, el usuario puede elegir si bloquearlo o simplemente ingresarlo como recordatorio.
Aquí tienes un consejo de medidas de seguridad para evitar sorpresas desagradables y mantener la agenda más organizada: a principios de año, alinea con la secretaria para que localice todos los días festivos de los próximos 12 meses y así preparar estos bloqueos en la agenda. Bloquear una cita en Ninsaúde Apolo es muy sencillo, y puedes hacerlo de dos formas, mira el ejemplo:
Utilice el agendamiento online
El agendamiento online es ideal para aquellos que desean mantener el horario en funcionamiento incluso cuando la clínica o el consultorio están cerrados, como en días festivos o feriados. Esto se debe a que el agendamiento online está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
El software médico Ninsaúde Apolo cuenta con una herramienta de agendamiento online que está vinculada a los horarios del profesional de salud, es decir, cuando un paciente agenda su propia consulta a través del sitio web, el horario marcado se actualiza de forma automática con los datos del paciente, permitiendo que ese horario se mantenga reservado para él.
Para utilizar el agendamiento online, es necesario tener un sitio web, sin embargo, también se puede insertar en su página de Facebook o incluso en su perfil de Instagram. Puede encontrar más detalles en nuestro artículo sobre Cómo integrar el agendamiento online de Ninsaúde Apolo en Facebook e Instagram.
Programe el envío de marketing por correo electrónico como recordatorios
A través del email marketing disponible en Ninsaúde Apolo, el usuario puede programar el envío de mensajes personalizados a diferentes grupos de pacientes, donde pueden utilizar filtros que facilitan el trabajo de todos en la clínica.
Los recordatorios son importantes, porque si el paciente ha programado un viaje cerca de la fecha de la consulta, es posible que recuerde comunicarse con usted para avisarle si es necesario reprogramar la cita.
De hecho, cada vez que un paciente tiene una consulta en el sistema, se puede activar un correo electrónico antes o después de la cita, ya sea para enviar un recordatorio, o para enviar el formulario de datos personales (para que lo complete en casa) o incluso una encuesta de satisfacción.
Utilice las confirmaciones automáticas de agendamiento
Una de las prácticas habituales en clínicas y consultorios es confirmar la cita, uno o dos días antes de la fecha prevista. En general, la secretaria o recepcionista necesita llamar o enviar un mensaje para confirmar que el paciente asistirá a la consulta, sin embargo, los usuarios de software como Ninsaúde Apolo pueden realizar estas confirmaciones de forma automática.
Ninsaúde Apolo tiene confirmación vía SMS y Whatsapp, y al recibir el mensaje y contestarlo, el sistema actualiza automáticamente el estado de la programación, sin necesidad de ninguna acción por parte del usuario.
Tomemos el ejemplo: digamos que un paciente tiene una cita para el 8 de septiembre, es decir, un día después del feriado de la Independencia de Brasil. En este caso, al utilizar la confirmación automática dos días antes de la cita, incluso si el paciente responde solo durante las vacaciones, su estado se actualizará normalmente, ya que no será necesario que la secretaria actualice el estado manualmente, después de todo, el sistema lo hará automáticamente.
Esté atento al "Alerta de horario disponible"
El Alerta de Horarios disponibles es una herramienta de Ninsaúde Apolo, donde los pacientes que no consigan cita para una fecha determinada, pueden ingresar a una lista de espera, y cuando en una fecha determinada un horario se disponibiliza, la recepcionista puede contactar al paciente ofreciendo este nuevo horario.
Pongamos de nuevo un ejemplo: digamos que acercándose al feriado del 7 de septiembre, la secretaria o recepcionista envía confirmaciones automáticas, y algunos pacientes que estaban programados para el 8 terminan cancelando la cita porque estarán de viaje. Con la cita cancelada, el tiempo que ha quedado vacante puede ser utilizado por uno de los pacientes en lista de espera, y lo mejor de todo es que es posible reprogramar al paciente a través de la pantalla de alerta de horarios disponibles, lo que ahorra mucho más tiempo en la recepción.
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