¿Cómo saber quién eliminó o modificó datos en su software médico?

El uso de software es importante en varias áreas (comercio, educación, salud, entre otras) ya que tiene como objetivo facilitar los procesos durante el trabajo, trayendo no solo agilidad en sus acciones, sino también seguridad. Otra de las ventajas del software es que en algunos casos existe la posibilidad de verificar quién eliminó o modificó ciertos datos, evitando así que ocurran más problemas.

Exclusiones y cambios de datos son muy comunes, especialmente en clínicas y consultorios. Esto se debe a que los registros de los pacientes se actualizan con frecuencia, además de tener varias citas, recibos y pagos registrados en todo momento. Al usar software, hacer estos cambios es mucho más fácil, pero debe tener cuidado de no eliminar algo importante por error.

Antes de continuar, necesitamos saber: ¿usted utiliza software médico para realizar sus consultas en la clínica? Lo invitamos a conocer Ninsaúde Apolo, un software en línea que se puede utilizar en una tableta, teléfono inteligente o, de manera tradicional, en computadoras. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.

Cuando se tiene un documento impreso cuya importancia es muy grande, se debe tener cuidado para que el documento no se borre, se arrugue o sufra cualquier otra alteración irreversible. En este tipo de documentos tampoco se puede eliminar información sin dejar rastro, a menos que se elimine el propio documento. Por otro lado, cualquier acción realizada en un software puede dejar constancia de quién la realizó, y es por esta y otras razones (que también involucran la seguridad) que el uso del software en las clínicas es tan importante.

En clínicas donde hay mucho personal, es natural que haya muchas fallas operativas y que los usuarios traten de enmascarar estas fallas. Con el uso de software es más fácil saber quién cometió ciertas acciones, incluso fallas. Con el software médico Ninsaúde Apolo, por ejemplo, una de las posibilidades es verificar cuando un usuario hizo un cambio en el formulario de registro del paciente. Esta acción es posible gracias a los registros en la pestaña Avisos y Bloqueos.

Por ejemplo, supongamos que se eliminó una observación importante del registro del paciente o se eliminó un número de teléfono. Cualquier cambio de este tipo puede ser descubierto. Esta pestaña también contiene el registro de cuando un usuario vincula la salida de un producto del stock a la ficha del paciente. Vea el ejemplo a continuación:

El calendario médico es otro lugar del sistema donde también podemos realizar un seguimiento de los cambios realizados por los usuarios. En las citas existe la posibilidad de cambiar el estado a confirmadas, reprogramadas, canceladas, faltantes, en espera y atendidas, además de poder ingresar información del convenio, sala de servicio, entre otros.

Cuando se agrega (o elimina) esta información, el sistema revela no solo qué usuario realizó el cambio, sino también la fecha y la hora. Por ejemplo, supongamos que un usuario eliminó el seguro usado por el paciente o marcó a un paciente confirmado como cancelado. En estos casos, podrá averiguar quién autorizó los cambios a través del historico de citas.

Siempre es importante recordar que, para que los registros sean realmente útiles, cada persona que acceda al sistema debe tener una cuenta de usuario con su propio usuario y contraseña, ya que es la única forma de identificar correctamente sus acciones. A pesar de esto, lo que ocurre en muchas clínicas es otra realidad: varias personas utilizan el mismo registro de usuario para acceder al sistema, imposibilitando así la identificación de errores.

Si bien algunos software pueden llegar a limitar el número de usuarios registrados, es importante prestar atención a este detalle a la hora de elegir el sistema ideal para tu clínica, ya que a la hora de gestionar tu equipo, incluso esta particularidad puede marcar la diferencia. . En el software Ninsaúde Apolo no hay límite de registro de usuarios, por lo que no importa el tamaño de su clínica, todas las personas que utilizan el software pueden y deben tener su propio inicio de sesión para acceder a él.

A pesar de tantas opciones de historial, hay una pesadilla que persigue a muchos directivos, que es la exclusión información. En Ninsaúde Apolo seguimos todas las reglas de la LGDP, por lo que en el software no es posible excluir formularios de registro de pacientes que ya fueron atendidos, por ejemplo. Los archivos de registro de los pacientes que tienen citas futuras tampoco pueden eliminarse, a menos que también se elimine la cita en sí.

Pero, ¿y si se elimina el horario? ¿Cómo sabremos quién lo eliminó? Porque siguiendo la lógica, dado que el historial de cambios y exclusiones estaría en el propio cronograma, excluyendo el cronograma, también quedaría excluida la "prueba del delito", ¿no? ¡Incorrecto!

Con eso en mente, los desarrolladores de Ninsaúde Apolo crearon la funcionalidad Historial de Operaciones, donde es posible rastrear todas las operaciones realizadas por los usuarios, cualquiera que sea la pantalla del sistema. Por lo tanto, cualquier información de inclusión, alteración y exclusión estará presente en este historial, lo que permitirá a los gerentes tener un mayor control sobre la forma en que trabaja su equipo. Este control puede identificar no solo fallas casuales, sino también errores frecuentes e intencionales, ayudando a descubrir si un empleado está actuando de mala fe, por ejemplo.

Otro caso que suele ocurrir es cuando alguna información desaparece del sistema y nadie se hace responsable. Cuando esto ocurre, es bastante común que el propio software sea visto como el culpable, ya que los usuarios tienden a imaginar que la información se está borrando por algún tipo de error del sistema. Lo cierto es que estos casos suelen ser grandes oportunidades para utilizar el historial de operaciones, pues a través de ellos siempre se acaba esclareciendo la "misteriosa desaparición".

Para demostrar cómo funciona el historial de operaciones de Ninsaúde Apolo, tomemos como ejemplo lo que ya comentamos en este artículo, que es el caso de un horario que fue eliminado. Para ubicar la exclusión es necesario tener como punto de partida un período o fecha, y luego el usuario debe acceder al menú Configuración ⚙, submenú Usuarios. Luego, en la parte superior derecha de la pantalla, presione el botón Operaciones.

Al acceder a la pantalla de operaciones, debe informar el tipo de recurso que está buscando, que en este caso será el recurso de Agendamientos. En la opción Más filtros, ingrese la fecha o periodo en el que cree que se realizó la exclusión, y si lo prefiere, también puede ingresar el nombre de uno o más usuarios, y de esta manera el sistema solo listará las acciones realizadas por ellos. Si deja el campo de usuarios vacío, el sistema mostrará la información de todos los usuarios que realizaron alguna acción en ese período. El resultado se mostrará en la pantalla como en el siguiente ejemplo:

Como podemos ver en la imagen superior, el sistema revela que el 25/02/2022 el usuario Michele Martins realizó dos exclusiones, una a las 15:42:00 y otra a las 15:48:48. Para conocer más detalles sobre la exclusión, basta con hacer clic en los íconos del lado derecho de la pantalla, donde uno de ellos muestra el historial de la cita eliminada, incluyendo el nombre del paciente y otras acciones realizadas antes de la eliminación. Si necesita más información sobre el horario en sí, simplemente haga clic en la opción "</>", que corresponde a "ver objeto". La otra opción mencionada anteriormente corresponde a "ver historial". Mira el ejemplo:

La opción Ver Objeto puede parecer complicada al principio, ya que nos muestra códigos y variables que se utilizan en la programación del sistema. Aun así, es fácil interpretarlos y recopilar la información necesaria. Por ejemplo, en los códigos que se muestran en esta exclusión, podemos notar que existe la información de "fecha", que corresponde a la fecha en que se programó el paciente (que en este caso sería el 03/02/2022). También contamos con la información "StartTime" y "EndTime", que corresponden a la hora y duración de la cita, en este caso de 09:00 a 09:20.

Por lo tanto, podemos concluir que el usuario Michele Martins el 25/02/2022 excluyó una cita para la paciente Vitoria García, que a su vez estaba programada para el 02/03/2022 a las 09:00. La cita había sido ingresada en la agenda el 09/02/2022 también por el usuario Michele Martins.

Además de estas herramientas, Ninsaúde Apolo tiene muchas otras funciones que ayudan no solo a los gerentes en la toma de decisiones, sino también a la clínica en su conjunto. ¿Te gustaron nuestros consejos? Sigue el blog para estar al tanto de más artículos como este, y si aún no utilizas software de gestión para realizar tus citas, ven a conocer a Ninsaúde Apolo.