La historia clínica es un documento mucho más antiguo de lo que uno se imagina,
esto se debe a que a mediados del siglo XVII a.C. los egipcios ya registraban en papiro informaciones de salud. La organización de los registros realizados de forma individual, por paciente, comenzó a realizarse en la Mayo Clínic , aún en papel, y fue recién en la década de los 70 que se crearon las primeras historias clínicas electrónicas.

Con las computadoras aún en evolución, los registros médicos electrónicos tardaron algunos años para ser adoptados definitivamente. Fue entonces, en 1997, cuando el estudio titulado: "The computer based patient records: an essential technology for health care", publicado originalmente en 1991 por el Instituto de Medicina de la Academia Nacional de Ciencias, recomendó la adopción del HEP (Historia Electrónica del Paciente) como padrón para los registros médicos y otros relacionados con la atención del paciente.

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La historia clínica electrónica fue adoptada en Brasil en 2002 y, a pesar de ser reconocida por el Consejo Federal de Medicina, la historia clínica electrónica aún no ha llegado a buena parte de las instituciones de salud, y muchas continúan utilizando el modelo antiguo, en papel.


Hay varios factores que pueden llevar a un profesional de la salud a preferir el uso de papel en lugar de historias clínicas electrónicas, siendo el más común el miedo a los cambios y el proceso de adaptación a lo nuevo. A pesar de ello, las desventajas que pueden encontrar quienes prefieren continuar con los métodos antiguos son muchos en comparación con el uso de registros médicos electrónicos, en particular en materia de seguridad, especialmente a partir de la aprobación de la Ley General de Protección de datos.

La LGPD, prevé el tratamiento de datos personales, incluso en medios digitales, por una persona física o por una persona jurídica de derecho público o privado, con el fin de proteger los derechos fundamentales de libertad e intimidad y el libre desarrollo de la personalidad de la persona natural.

Las clínicas que no se ajusten a las normas impuestas por la LGPD estarán sujetas a sanción, que puede ir desde una advertencia, con indicación de un plazo para la adopción de medidas correctoras, hasta el pago de multas. Estas multas pueden llegar hasta el 2% de la facturación de la clínica, pero puede alcanzar un límite por infracción, o en algunos casos más graves, la clínica puede ver suspendidas sus actividades.

Aquí podemos citar varios ejemplos de acciones que suponen un riesgo no sólo para la seguridad de la clínica, sino también del propio paciente, ya que la información de la historia clínica está bajo protección del establecimiento de salud. En los casos en que todavía se utilice papel, y la secretaria solo transporta la ficha del paciente de una sala a otra, ya es considerado práctica ilegal, porque este tipo de documento debe ser manejado únicamente por el profesional de la salud.

Además de los detalles involucrados en el manejo, también se debe tener cuidado cuando se trata de sobre el almacenamiento de registros médicos. Por ley, los registros médicos convencionales deben ser conservados durante al menos veinte años, contados a partir de la fecha de la última inscripción de atención al paciente. Por tanto, es necesario que no sólo exista una buena organización de estos documentos, pero también un espacio amplio y seguro, ya que uno de los mayores problemas del papel es que puede sufrir daños con el tiempo, haciendo que los documentos queden ilegibles o incluso con terminando en pérdida total, como en los casos de inundaciones, incendios, ciclones, etc.

La conservación de los documentos en papel implica tres premisas: preservación, protección y mantenimiento, y para mantenerlos intactos es necesario protegerlos de la acción de cinco tipos de agentes que pueden dañarlos, que son:

  • Agentes físicos: la luminosidad, la temperatura y la humedad son agentes que pueden dañar sus historias clínicas de papel fácilmente. La luz es uno de los factores más agravantes en proceso de degradación de los materiales bibliográficos, mientras que la temperatura puede deteriorar el documento aunque las condiciones de conservación sean buenas, así como exceso de humedad, que puede dañarlo fácilmente.
  • Agentes químicos: la acidez del papel, cuando se encuentra en niveles elevados, puede diminuir su vida útil, y más aún cuando se combina con factores como la alta temperaturas y una amplia variación en la humedad en el aire. La contaminación del aire también es una de las principales causas de la degradación química del papel. Es importante saber que la tinta, uno de los compuestos más importantes en la documentación, también puede sufrir cambios con el tiempo.
  • Agentes biológicos: insectos, hongos y roedores pueden causar graves daños a los historiales médicos de papel. La mayoría de los hongos producen pigmentos que tiñen el papel, mientras que los principales insectos causantes de daños son los barrenadores y los gorgojos, polillas, termitas y cucarachas.
  • Agentes ambientales: la mala ventilación junto con el polvo favorecen la aparición de agentes biológicos sobre los materiales gráficos, que pueden resultar en su deterioro.
  • Agentes humanos: además de que dichos documentos pueden caer en manos de personas no autorizadas, el manejo inadecuado, como por ejemplo consultar los registros con las manos sucias o comer mientras se les manipula, son algunos de los factores de deterioro.

El almacenamiento inadecuado de documentos también puede conducir a su deterioro. Cajas y gabinetes abarrotados dan como resultado la compactación de papeles que, además de rasgar y aplastar durante la extracción y el reemplazo, aún favorecen la infestación de insectos y microorganismos. Asegurar papeles con clips o grapas de metal puede causar deterioro del documento a lo largo del tiempo, porque debido a la combinación de factores físicos y ambientales, estos objetos metálicos pueden oxidar y dañar el documento.

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