La importancia de mantener actualizados los datos de los pacientes
Decenas de personas pasan por la recepción de la clínica todos los días, muchas de las cuales ya tienen un registro. Sin embargo, es necesario que estos registros se actualicen correctamente, así que revise a continuación las razones para mantener los registros actualizados siempre y cómo hacerlo.
El trabajo en la recepción de una clínica generalmente está muy ocupado, ya que hay varias tareas que realizar: programar citas, confirmar la asistencia de los pacientes, hacer cargos, mantener la organización, entre otros. Sabiendo esto, los sistemas de gestión para clínicas han desarrollado mejores y mejores funcionalidades para poner fin a la sobrecarga de secretarias y recepcionistas.
Vea el ejemplo de Ninsaúde Apolo. Cuando un nuevo paciente desea programar una cita, al verificar que no tiene un registro, en la pantalla de programación es posible registrarlo rápidamente ingresando sus datos de contacto más importantes, que son el nombre, el correo electrónico y los teléfonos celulares, residencial y comercial, agilizando así el proceso de programación.
En aquellos casos en los que el paciente programado ya tiene un registro, también es posible actualizar algunos datos en el momento de la cita utilizando un acceso directo a la derecha, que permite realizar cambios rápidamente.
Obviamente, un registro tiene mucha otra información que se insertará más tarde, y esto se hará tan pronto como el paciente llegue a la clínica. Muchos registros tienen errores tipográficos en sus datos, por lo que una forma efectiva de mantener el registro actualizado correctamente es pedirle al paciente que ingrese sus datos. En Ninsaúde Apolo existe la posibilidad de que el paciente complete su registro en la recepción usando un tablet, o unos días antes de la cita en casa, enviando el formulario de registro por correo electrónico.
Registro listo, no hay nada más de qué preocuparse, ¿verdad? Mal! A menudo las personas pasan por cambios en sus vidas, y muchos de estos cambios incluso interfieren con un simple registro. Cuando el paciente regresa a la clínica, lo ideal es verificar siempre si los datos siguen siendo los mismos: teléfono, dirección, correo electrónico e incluso apellido. Esto se debe a que muchas personas al casarse adquieren el apellido de la pareja, sin embargo, cuando se produce un divorcio hay cambios en la documentación, por lo que es importante tener en cuenta estos detalles.
En Ninsaúde Apolo es muy fácil actualizar un registro, porque en la agenda cuando el paciente llega a la clínica, existe la opción "Recibir paciente", que es el lugar donde la secretaria puede hacer el recibo financiero de la consulta, generar una guía TISS, colocar el paciente en la sala de espera y, por supuesto, actualice su registro y complete la información que falta.
Mantener el registro actualizado es importante no solo para fines técnicos, sino que también ayuda en el proceso de lealtad del paciente. Con su fecha de nacimiento actualizada, por ejemplo, puede enviar felicitaciones de cumpleaños en la fecha correcta sin cometer errores. Las felicitaciones incluso se pueden enviar automáticamente por correo electrónico, sin embargo, para eso no solo se debe actualizar su fecha de nacimiento, sino también su dirección de correo electrónico.
Aunque no lo parezca, otros datos como el sexo, la profesión y el estado civil también son de suma importancia, especialmente para que la atención con el profesional de la salud sea más personalizada y humanizada.
Un registro actualizado también es importante al generar informes y gráficos que pueden ayudar a la clínica a tomar decisiones. Por ejemplo, a través del mapa de calor disponible en Ninsaúde Apolo, es posible verificar de dónde vienen sus pacientes y así puede saber si su clínica está bien ubicada. Sin embargo, para esto es necesario que la dirección de los pacientes esté completa y actualizada, de lo contrario puede generar información falsa.
Ahora que se ha vuelto más fácil entender lo importante que es mantener los registros actualizados y cómo hacerlo, queda por ver si su clínica ya está equipada con un buen software para ayudarlo en estas tareas. Para obtener más información sobre Ninsaúde Apolo, contáctenos y solicite una llamada de un representante.