Para hacer más fácil la administración de clínicas, Ninsaúde Clinic presenta la última actualización en su plataforma, destacando el módulo de Control de Inventario de Apolo. Este artículo explora a fondo las innovaciones recientemente implementadas, ofreciendo una explicación detallada de cada nueva función y cómo transforman la gestión de inventario en la clínica.
Visión General
Al acceder a la página principal, la clínica se encuentra con una serie de gráficos completos que brindan información valiosa sobre el estado del inventario. Estos incluyen:
- Productos en Inventario: Una visualización gráfica de la cantidad actual de cada producto, permitiendo un análisis rápido de las disponibilidades.
- Rotación de Inventario: Indicador crucial de la eficiencia en la rotación de productos, esencial para optimizar la gestión de inventario.
- Recibos/Pagos: Gráficos que rastrean visualmente las transacciones financieras relacionadas con el inventario, proporcionando una visión financiera integrada.
- Top 5 de Productos más Vendidos: Identificación rápida de los productos más populares, facilitando estrategias de reposición y marketing.
- Top 5 de Pacientes que Más Consumen: Una visión estratégica del consumo de los pacientes, permitiendo un enfoque personalizado en la gestión de inventario.
- Top 5 de Proveedores: Destaque para los principales socios comerciales, facilitando la negociación y reforzando asociaciones estratégicas.
Registro Mejorado
El proceso de registro de productos se ha optimizado para ofrecer una experiencia más eficiente y precisa. Las adiciones notables incluyen:
- Contador Automático: Facilita el registro de movimientos o lotes, permitiendo una cuenta automática con la rápida lectura de códigos de barras. Ideal para escenarios con múltiples medicamentos o muestras, ofrece eficiencia y agilidad en el control de inventario.
- Registro Eficiente de Productos en Lotes: Ahora, puedes agregar varios productos simultáneamente, simplificando el proceso de registro y haciendo la gestión más ágil e intuitiva.
- Especificación de Inventario y Lote: Al registrar nuevos productos, es posible especificar no solo el inventario disponible, sino también el lote asociado, garantizando una trazabilidad más detallada.
Movimiento Detallado
La funcionalidad de movimiento de inventario se ha ampliado para ofrecer una visión más detallada de las operaciones diarias. Las mejoras incluyen:
- Registro Detallado: Hemos mejorado el Registro Detallado para facilitar diversos movimientos, incluyendo transferencias entre depósitos, que pueden ocurrir en la misma unidad o entre unidades diferentes. Además de los registros manuales, la importación de hojas de cálculo Excel y la integración de facturas, ofrecemos una gestión completa y transparente. La información esencial, como fecha, hora, responsable, paciente, cantidad, lote y transferencias, garantiza practicidad y eficiencia, adaptándose a las necesidades específicas de control de inventario.
Realización de Pedidos Simplificada
El proceso de realizar pedidos se ha simplificado para hacer la interacción con los proveedores más ágil y eficiente. Las características notables son:
Inicio Simplificado:
- Al acceder a la pestaña de cotizaciones, el usuario puede seleccionar los productos deseados para la cotización, indicar la cantidad necesaria y elegir los proveedores específicos con los que desea negociar. Este proceso inicial simplificado agiliza la selección de productos para la cotización.
Generación de Página Personalizada:
- Después de seleccionar los productos y proveedores, el sistema genera automáticamente una página personalizada. Esta página incluye el logo de la clínica, brindando una presentación profesional y personalizada a los proveedores, que se envía junto con el correo electrónico solicitando la cotización.
Respuestas Simplificadas de los Proveedores:
- Los proveedores reciben la solicitud de cotización en una página personalizada, simplificando el proceso de respuesta. Indican si tienen el producto en inventario, la cantidad disponible y el valor unitario. Estas respuestas se realizan de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo para ambas partes.
Análisis Sencillo de las Respuestas:
- A medida que llegan las respuestas de los proveedores, el sistema realiza automáticamente un análisis comparativo. Esto incluye la identificación del proveedor con el precio más accesible y la disponibilidad de inventario. La presentación clara de esta información facilita la toma de decisiones, permitiendo que la clínica elija al proveedor más ventajoso.
Comparación de Precios:
- Al iniciar una nueva cotización con un proveedor ya utilizado anteriormente, el sistema realiza automáticamente un análisis comparativo. Compara los valores actuales con los registrados en el historial, destacando si ha habido un aumento o reducción en los precios desde la última transacción.
Pestaña de Productos Detallada
La gestión de productos ha recibido una atención especial, ofreciendo una variedad de opciones para personalización. Las funcionalidades incluyen:
- Descripción Detallada: Adición de descripciones, marcas, tipo de producto, control de lote para una gestión detallada y eficaz.
FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir): Los productos más antiguos se utilizan primero.
LIFO (Último en Entrar, Primero en Salir): Los productos más recientes se utilizan primero.
FEFO (Primero en Vencer, Primero en Salir): Los productos próximos a vencerse se utilizan primero.
- Inventario Mínimo y Máximo: Definición de límites de inventario para optimizar la reposición y evitar escasez o exceso.
- Valor de Costo y Venta: Registro preciso de información financiera para un análisis integral de márgenes de ganancia.
- Identificación de Medicamentos o Vacunas: Clasificación de productos para una gestión más precisa, especialmente en entornos médicos.
- Identificación por Etiquetas: Categorización eficiente para una organización sistemática.
Identificación y Transferencias Mejoradas
La identificación de productos se ha mejorado para garantizar una rastreabilidad inigualable. Mejoras notables incluyen:
- Códigos Específicos: Inclusión de códigos de barras, códigos de embalaje, NCM (número de identificación global para cada tipo de producto, facilitando el comercio entre diferentes países) y SKU (número de registro exclusivo de la empresa para rastrear y gestionar sus productos en inventario), proporcionando una identificación precisa.
- Registro de Transferencias: En las transferencias entre depósitos, ahora es posible registrar detalles como lote, depósito de origen, depósito de destino, cantidad y observaciones, creando un historial robusto de todas las operaciones.
Nota Fiscal e Importación/Exportación de Archivos
Las operaciones de notas fiscales se han mejorado para una gestión financiera más integrada. Las mejoras incluyen:
- Simplificación del Registro de Notas Fiscales: Facilidad en el registro, simplemente cargue la nota fiscal en la pestaña "Nota Fiscal" y esta extraerá todos los datos contenidos en la hoja, garantizando una integración eficiente con las operaciones de inventario.
- Importación/Exportación Mejorada: El software se ha mejorado para facilitar la importación/exportación de datos, promoviendo una gestión integrada. Ahora, los clientes pueden importar datos directamente a Excel, permitiendo tratamientos personalizados antes de compartir con los gestores de la clínica. Esta funcionalidad proporciona una mayor flexibilidad, permitiendo análisis y ajustes detallados. Los usuarios tienen control total sobre los datos, mejorando la eficiencia operativa.
Conclusión
La implementación de estas funciones avanzadas en el módulo de Control de Inventario de Ninsaúde Clinic refleja el compromiso con la innovación continua. Al ofrecer análisis más profundos, simplificar el registro, detallar las operaciones y proporcionar un enfoque estratégico en la realización de pedidos, la clínica se encuentra a la vanguardia de la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
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