Importación de datos - Hágalo usted mismo con Ninsaúde Apolo

La importación de datos consiste en cargar datos desde una fuente externa a un software. Para poder transferir estos datos, primero es necesario hacer una copia de seguridad de los mismos, es decir, una copia de seguridad. Esta copia se insertará en el software de destino a través de la importación.

Por lo general, la importación de datos se realiza cuando un software ya no se usa y se reemplaza por otro. Esta es una práctica común en varias empresas de cualquier área, incluyendo el área de la salud. Digamos que en su clínica usted y su equipo utilizan un software de gestión, pero por alguna razón este software no cubre sus necesidades. Al decidir cambiar y comenzar a usar otro software, todas las citas, registros de pacientes, registros médicos, entre otra información, se transferirán al nuevo software a través de la migración, proceso donde se importan los datos.

La importación de datos no solo se usa cuando se intercambia software, sino también en los casos en que necesita alimentar el sistema de vez en cuando con información externa.

Antes de continuar, necesitamos saber: ¿usted utiliza software médico para realizar sus consultas en la clínica? Lo invitamos a conocer Ninsaúde Apolo, un software en línea que se puede utilizar en una tableta, teléfono inteligente o, de manera tradicional, en computadoras. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.

¿Cómo importar datos en Ninsaúde Apolo?

Para que no haya errores al final de la importación, hay algunas reglas que se deben respetar, y son:

• Los archivos deben tener un conjunto de caracteres ISO-8859-1 o UTF8.
• Filas de registros separados por ENTER (char 10).
• Los campos deben estar separados por ; (punto y coma).
• No utilice ; o " en los campos. Úselo solo para tabular información.
• No elimine la primera línea de archivos. De lo contrario, la primera fila no se importará.
• Los índices de Ninsaúde Apolo se crean al insertar un nuevo registro. No hay forma de importar índices.
• Importe solo un archivo a la vez. Las importaciones múltiples pueden provocar ralentizaciones y errores de puerta de enlace.
• Los archivos deben contener un máximo de 2 MB cada uno.

También hay una pequeña regla con respecto al momento de la importación. Para evitar retrasos en la replicación, las importaciones deben realizarse entre las 6:00 pm y las 2:00 am (hora de Brasilia). En este contexto, evite utilizar el sistema para otras actividades mientras se realiza una importación.

Ninsaúde proporciona material de apoyo para ayudar en este proceso, que puede ser utilizado por cualquier persona que desee importar. Sin embargo, es importante saber que la importación de datos puede ser considerada complicada para personas inexperientes en cuanto a tecnología, por lo que recomendamos que dicha operación sea realizada por un técnico con experiencia en el tema, pues así se evitan errores y consecuentemente pérdida de información durante la importación.

Después de iniciar sesión en Ninsaúde Apolo, acceda al menú Agendamientos y al submenú Importar información. En esta área puede traer datos externos a su cuenta de software Apolo.

Como puedes ver en la imagen superior, en la pantalla de importación debes acceder a las pestañas específicas referentes a la información que deseas importar, pudiendo así importar desde:

Pacientes - Aquí se insertarán las propiedades del nombre del paciente (obligatorio), nombre social, nombre del padre/madre, CPF, fecha de nacimiento, entre otras informaciones relacionadas con el formulario de registro del paciente.

Agendamientos - Contiene algunas propiedades obligatorias como fecha, hora de inicio y hora de finalización, nombre del paciente, nombre y especialidad del profesional y servicio (también llamado procedimiento, ej. consulta, retorno, etc.). En las citas también puede haber convenio, plan, credencial del convenio y su vigencia, etc.

Eventos - Los eventos son compromisos o citas sin pacientes. Deben tener una fecha de inicio y una fecha de finalización.

Historias clínicas - Las historias clínicas contienen todas las evoluciones de los pacientes, es decir, todo lo que fue informado durante las consultas con los profesionales de la salud. La historia clínica debe contener la fecha de la cita, hora de inicio y finalización, nombre del paciente, nombre del profesional y su especialidad, servicio (o procedimiento), entre otros datos no obligatorios.

Impresiones - Las impresiones están relacionadas con los registros médicos, ya que se relacionan con los certificados, declaraciones y recetas médicas. Por lo tanto, es obligatorio tener datos como la fecha de la cita, hora de inicio y finalización, nombre del paciente, etc., como en la historia clínica.

Formularios - La funcionalidad de formularios dentro de Ninsaúde Apolo se utiliza en los registros médicos para generar información sobre el paciente (IMC, IKDC, Curva de Crecimiento, etc.). Por lo tanto, al momento de importar esta información, es obligatorio contar con la fecha, hora, nombre del paciente, profesional y su especialidad y la descripción del formulario.

Ingresos - Los ingresos forman parte del área financiera, por lo tanto, se refieren a las cuentas por cobrar. Los datos obligatorios son: unidad de servicio, cuenta bancaria, estado (si fue pagado o no), tipo de recibo, categoría financiera, tipo de pago (tarjeta, efectivo, factura, etc.), fecha de vencimiento y fecha de emisión, y título del monto total.

Pagos - al igual que los ingresos, los pagos tienen que ver con las finanzas, por lo que se trata de las cuentas por pagar. Las reglas de importación son las mismas válidas para los ingresos.

Es importante recordar que cada artículo puede tener sus reglas de negocio, pero todo lo que necesita saber sobre las importaciones se describirá en el material de apoyo.

Posibles errores de importación

En el proceso de importación de datos es normal que se produzca algún error, pero esto no quiere decir que todo el trabajo de importación haya sido en vano o que no se pueda importar la información que necesitas. Algunos errores son muy específicos y hay algunas formas de solucionarlos. Mira algunos ejemplos:

Pacientes duplicados - Puede ocurrir que haya pacientes registrados con el mismo nombre y apellido pero con otros datos diferentes, por ejemplo: número de documento, fecha de nacimiento y números de teléfono. Cuando esto ocurra, verifique que estos registros realmente pertenezcan a la misma persona. Si la respuesta es afirmativa, elimine pacientes de todos los archivos de importación e importe por separado. De lo contrario, elimine el registro con menos información.

Pacientes con el mismo número de documento - Algunos profesionales de la salud, especialmente los pediatras, colocan el documento de los padres del paciente en el registro de sus hijos. Cuando esto suceda, abra el archivo .CSV, busque la línea indicada del informe de error, corte el documento, pegue el documento en la última columna. Las columnas están separadas por ; y la última columna son los comentarios generales del paciente.

Agendamientos: los horarios con una hora de finalización inferior o igual a la hora de inicio pueden generar un error. La solución es abrir el archivo .CSV, buscar la línea indicada del informe de error y aumentar la hora de finalización.

Te recordamos que si aún no utilizas un software médico, cuando empieces a utilizarlo, no habrá datos que importar, por lo que el sistema se irá alimentando a medida que se vayan realizando las citas.

Si ya usa un software pero desea comenzar con Ninsaúde Apolo, puede realizar la importación con la ayuda de un técnico de su elección o puede contactarnos para que nuestro equipo realice la importación de datos por usted. Conozca más detalles en nuestro sitio web Apolo.app y conozca todas las ventajas de Ninsaúde Apolo.