Hoy abordaremos los principales requisitos que debe tener una recepcionista de clínicas. Es dueño de una clínica y quiere contratar a alguien para que practique ¿esta función? ¿O eres la persona que quiere trabajar como recepcionista en una clinica? En este artículo te ayudaremos a definir el perfil ideal para ocupar este puesto.

Con el objetivo de ayudar a mejorar el servicio en la recepción de clínicas y consultórios, destacaremos las cualidades que son necesarias en el perfil de una buena recepcionista. A propósito, aunque solemos referirnos a la profesión en femenino, el cargo de recepcionista puede ser ocupado tanto por hombres como por mujeres, después de todo, el importante es saber ejecutarlo de la mejor manera. Así que aquí encontrarás información preparatoria.

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Para empezar, abordaremos un tema que muchas personas tienen dudas: ¿recepcionista es la lo mismo que secretaria? Yendo directo al asunto, la respuesta es no. Aunque pueden tener características comunes, secretaria y recepcionista juegan papeles diferentes en el contexto profesional, y es importante que esto quede claro para que sus competencias sean respetadas y no hay inversión de roles en el desempeño de sus funciones.

En algunas clínicas pequeñas o incluso en consultórios, la secretaria a menudo termina haciendo el papel de recepcionista. La diferencia es que la secretaria trabaja directamente con el médico y normalmente se encarga de resolver los asuntos administrativos. La recepcionista trabaja en la atención directa de los pacientes, y como su nombre indica, es la encargada de recibirlos. Por tanto, es con la recepcionista con quien el paciente tiene su primer contacto al llegar a la clínica.

El cliente de una empresa es siempre el juez de la situación, y en las clínicas y consultórios no lo es diferente: si el servicio es satisfactorio, puede fidelizar a la clínica, de lo contrario, no volverá. Sabemos que en lo que respecta a los cuidados relacionados con la salud, el punto principal es salir satisfecho con la atención del médico, pero también sabemos que si el servicio de recepción no es el adecuado, es posible que el paciente no se sienta cómodo regresando.

¿Cuál es el perfil ideal de un recepcionista?


Las responsabilidades de una recepcionista varían según la clínica en la que estará trabajando, pero en general sus funciones son: informar, conducir, orientar, tomar nota, adelantar, atender, organizar, registrar, archivar, programar y filtrar llamadas. Es importante que la recepcionista está siempre atenta a la planificación diaria de la empresa y se compromete a sus tareas. Debe realizar sus actividades de forma dinámica, aumentando la eficacia del trabajo realizado.

Ante la presencia de clientes, la recepcionista debe prestarles atención dedicándose al servicio. Cuando no haya citas, debe dedicarse a organizar el ambiente y mantener sus actividades del día.

Para ser una excelente recepcionista es necesario tener una buena percepción de las habilidades y competencias que requiere el puesto. Las principales características y habilidades deseables en una recepcionista suelen ser:

  • Habilidades digitales - Atrás quedaron los días en que los horarios de las citas médicas fueron anotados en una agenda de papel, así como otras actividades que usaron el poder de papel y bolígrafo. En el mundo actual, la tecnología siempre es lo primero, y por eso es importante estar actualizado digitalmente. La computadora es uno de las principales herramientas de trabajo en diferentes lugares, y las clínicas no son diferentes. Mismo que para usar el software reciba capacitación (como es el caso de Ninsaúde Apolo),
    todavía es necesario saber cómo usar el sistema operativo del computador, tratar con impresoras, entre otras cosas en el mundo tecnológico.
  • Responsabilidad – Además de la obligación de responder por sus propios actos, la responsabilidad está ligada al acto de comportarse con sensatez o responsabilidad. Por ejemplo, no llegar tarde o faltar al trabajo, sino cuando sea necesario, al menos avisar a las otras personas del equipo para que se organicen en su ausencia.
  • Dinamismo – Ser capaz de administrar sabiamente y con agilidad todos sus
    actividades para que no se acumulen, es una característica del dinamismo. Comportamiento rápido e inteligente caracterizan a un individuo dinámico.
  • Discreción – ser discreto es esencial para cualquiera que trabaje con servicio al cliente, con pocas excepciones. En clínicas y consultorios, siendo una persona discreta también representa madurez a las experiencias y procesos.
  • Organización – la organización debe estar alineada con dinamismo, ya que no todas las personas organizadas pueden ser dinámicas, y no todos los que trabajan con dinamismo tienen el poder de la organización. Ser organizado también está relacionado con planificación, y ambos se pueden observar en el ambiente de trabajo.
  • Atención – Al trabajar en la recepción de una clínica te ocuparás de la asistencia de otras personas que buscan mejorar su salud, así que concéntrese en su actividades con la máxima atención y concentración es fundamental para que tus errores no afectar la vida de otras personas.
  • Proactividad – es probable que las personas con iniciativa tengan más éxito en el mundo corporativo, esto se debe a que esta acción está ligada a la proactividad. Ser proactivo significa no esperar órdenes cuando hay que hacer algo, así que esta es una característica de quién es el primero en proponer o emprender algo en el ámbito laboral, o en determinado situaciones
  • Flexibilidad – la flexibilidad está muy relacionada con la disponibilidad. Y cuando se trata de servicio al público, es posible exigir no sólo disponibilidad de espíritu (comprensión y dedicación al trabajo en la profesión) sino también disponibilidad de horarios.
  • Comunicabilidad – La buena comunicación es la base de todo servicio, y por eso también es necesario tener una buena oratoria, es decir, comunicar con claridad y de forma apropiada, con ideas y oraciones bien articuladas. Para una buena comunicación también es necesario ponerse en el lugar del otro y comprender que las opiniones divergentes deben ser respetadas. La simpatía y la empatía también son puntos fuertes de una buena Comunicación.
  • Educación – Parece una obviedad, pero siempre es bueno reforzar que la educación es fundamental en el servicio de recepcionista. Saludos como "buenos días" y "buenas tardes" hacen parte de lo básico, pero mucha gente olvida este detalle. Manifestar civilidad, delicadeza y cortesía son fundamentales para quien desee trabajar en este puesto.
  • Simpatía – traer más ligereza a las relaciones interpersonales también está relacionado con compasión. Una sonrisa a menudo puede romper el hielo y tranquilizar a las personas que están experimentando un problema, más aún en un entorno que se refiere a la salud. Realizar un servicio con simpatía también hace que las relaciones existentes entre las personas se intensifiquen y permitan que se sientan instintivamente atraídos el uno por el otro.
  • Confianza – Tener confianza en lo que estás haciendo y dar confianza a quienes te rodean es esencial. La confianza es seguridad, y a través de ella ganarás crédito con las personas con las que convives y la empresa.
  • Confidencialidad – por ley, solo los médicos y otros profesionales de la salud (enfermeras, fisioterapeutas, psicólogos, etc.) pueden tener acceso a la historia clínica del paciente, por lo que los recepcionistas no tendrán acceso a dicha información. Sin embargo, por alguna razón se produce un incumplimiento en este aspecto, se deben seguir las normas y el deber ético que impiden la divulgación de asuntos confidenciales relacionados con la salud de los pacientes.
  • Postura – En la recepción se produce el primer contacto entre el paciente y la clínica, y por esta razón, la recepcionista debe mantener una buena postura y también verse bien (que no está ligado a los cánones de belleza impuestos por la sociedad, sino a otros aspectos de la imagen, como llevar ropa adecuada al entorno si no hay un uniforme). La postura también está ligada a tu forma de pensar y actuar, lo que refleja directamente sus actitudes.
  • Empatía – Tener empatía es saber escuchar, estar abierto a las historias que el otro tiene para contar, no juzgar, y cuando sea necesario, dar el apoyo necesario. Mostrar confianza y tratar bien a las personas de su entorno son características que forman parte del perfil de un persona empática, algo importante para quien esta próximo a trabajar con clientes en una clínica.

La importancia de la planificación y el control


La planificación evita sorpresas desagradables y posibles frustraciones a lo largo del día, y por esté motivo es el punto de partida indispensable de cualquier actividad. A la hora de planificar, además de administrar mejor su tiempo, puede redirigir las actividades cotidianas con mayor habilidad.

Es deseable que la clínica cuente con un software de gestión, porque además de facilitar actividades como programación de horarios y finanzas, aún puede ahorrar tiempo debido a la agilidad con la que se llevarán a cabo los procesos. El software Ninsaúde Apolo, por ejemplo, tiene la funcionalidad de eventos. Siempre que necesite ingresar un recordatorio o una cita y deba bloquear el horario, puede activar esta opción y elegir no sólo la fecha, sino también la hora en que tendrá lugar el evento, lo que facilitará la planificación del día.

La planificación está directamente ligada al control de tus acciones, por lo que es interesante que crees listas de prioridades, haciendo así lo más urgente primero. El control incluye asimismo, la evaluación de los resultados alcanzados. Por esta razón, la planificación es tan importante, porque solo así los resultados serán positivos, y sin importar eso, el control hace que sea importante para que no haya una disminución en tales resultados.

Esta es otra buena razón para utilizar un software de gestión: los resultados pueden ser monitoreados y controlados a través de gráficos e informes que generan información automática. Esta información se produce a medida que los datos de clientes y proveedores se van añadiendo al sistema, por lo que la importancia de saber utilizarlo correctamente y mejorar sus habilidades digitales.

En vista de todas estas características mencionadas anteriormente, para empresarios y profesionales en que deseen contratar una recepcionista, recomendamos tener en cuenta tales atributos y evaluarlos a través de entrevistas y pruebas incluso antes de iniciar un contrato. Y para cualquiera que busque una oportunidad en el mercado laboral en dicha área, primero comprueba si te encajas en el perfil que buscas, y si encuentras alguna característica que no coincida con tu personalidad, busqué mejorarla.

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