El software médico Ninsaúde Apolo lanzó recientemente la funcionalidad de control de stock, una herramienta fundamental para controlar el flujo de productos y muestras de clínicas y consultorios.

El control de inventarios es el proceso de seguimiento de toda la entrada y salida de productos almacenados, y su objetivo es asegurar el buen funcionamiento de todas las operaciones que dependen, directa e indirectamente, de estos bienes.

Al utilizar un software que cuenta con una buena herramienta de control de inventarios, es posible anticipar algunas necesidades, como la compra y reposición de mercadería, optimizar el espacio físico de almacenamiento, reducir la incidencia de pérdidas por robo o por vencimiento de los plazos de entrega. validez, entre otros.

¿Cómo acceder al control de inventario de Ninsaúde Apolo?


El usuario debe acceder al menú y submenú Stock y comenzar a registrar un producto. La descripción se refiere al producto en sí: guantes, jeringas, muestras gratuitas, etc. El campo Unidad de medida debe completarse de acuerdo con las diferentes formas de cuantificar diferentes cantidades, por ejemplo, un (unidad), ct (cartela), kg (kilogramo), etc.

El campo del código de barras se puede completar con la ayuda de un lector de códigos de barras. La posibilidad de utilizar un lector al momento de registrar los productos traerá más agilidad al trabajo y más eficiencia, ya que los códigos de barras suelen estar compuestos por 13 dígitos, así que imagina lo laborioso que sería tener que teclear todos estos números por cada artículo que registres.

Actualmente es posible encontrar lectores de códigos de barras en supermercados, tiendas de informática y tiendas de material para escritorios. En internet también es posible adquirir el producto en sitios como Mercado Livre, entre otros.

Después de ingresar el valor de venta y el valor de costo, es decir, cuánto se venderá y cuánto se compró, también puede ingresar la ubicación (que se puede usar para definir en qué parte del stock o clínica este producto estará almacenado), así como su stock mínimo y stock máximo.

La información de stock mínimo y máximo es importante para la logística de tus pedidos, y para que el control de tu stock sea aún más efectivo. Cuando un producto alcanza su stock mínimo, significa que es el momento adecuado para realizar un nuevo pedido, asegurando así que su stock no se queda vacío, evitando sorpresas desagradables.

El stock máximo, por otro lado, tiene como objetivo señalar que un producto ya está agotado, y que comprar más de este producto en ese momento puede ser un error, pues debido a la fecha de vencimiento entre otros factores, puede ser un artículo desaprovechado, si hay un gran volumen sin usar.

En el registro del producto también es posible insertar el número de días para reposición, es decir, luego de realizar el pedido, cuánto tiempo tarda en estar en stock, y luego de guardar, puede insertar etiquetas (hash tags) para que sea posible ubicar el producto en el futuro con mayor facilidad. Vea el ejemplo:

Nuevas entradas, salidas y transferencias.

Para realizar entradas, salidas y transferencias de cualquier artículo, siempre es necesario que ya haya sido registrado como producto. Luego de realizar el registro del producto, para realizar una de las acciones mencionadas, simplemente presione Nuevo y elija una de las acciones. Como son muy similares, ejemplificaremos aquí con una nueva entrada.

Comience insertando el código de barras, acción que se puede realizar con el lector, como se mencionó anteriormente, y luego seleccione el producto, el cual debe estar previamente registrado. Seleccione un proveedor, y si aún no está registrado en el sistema, al ingresar su nombre, aparecerá la opción Registrar nuevo, agilizando y facilitando el proceso.

Ingrese la cantidad, el motivo de esta entrada/salida (compra, donación, devolución u otro), el valor de compra (o en el caso de una salida, el valor de venta) y la unidad. En este caso, la unidad se refiere a la unidad de servicio, es decir, la casa matriz o cualquiera de sus sucursales, si la tiene.

Luego de guardar, el sistema muestra el porcentaje de ese producto en stock, el cual se basa en su stock mínimo y stock máximo, y así también calcula si su stock es bajo o alto, según la información ingresada en el registro del producto. Además, tienes acceso al historial de movimientos, pudiendo controlar quién insertó o cambió algún producto, y cuándo se realizó este cambio.

Reposición de stock: ¿cómo realizar un pedido?

Con el control de inventario de Ninsaúde Apolo, también es posible realizar un pedido de un producto para reponer stock, y este pedido se puede realizar en un primer momento de forma manual, sin embargo es posible configurar el sistema para que en los próximos pedidos de ese producto la acción se realize automáticamente.

El usuario debe acceder a Nuevo -> Realizar pedido, y completar algunos campos, como código de barras, producto, cantidad, unidad (sede o cualquiera de sus sucursales), proveedor y correo electrónico del proveedor. Si el proveedor ya tiene una dirección de correo electrónico en su registro, el sistema la utilizará automáticamente (pero se puede cambiar al enviar).

Otro punto importante es que a medida que se insertan los datos del pedido, el correo electrónico se escribe automáticamente, lo que agiliza el trabajo del equipo y ahorra tiempo en la clínica. Para que el pedido se realice automáticamente la próxima vez, sin la necesidad de que un usuario realice este paso a paso, simplemente marque la opción Pedir automáticamente las próximas veces cuando el stock este bajo. De ahí la importancia de insertar un stock mínimo y un stock máximo.


Como se mencionó anteriormente, además de las entradas y salidas, también es posible realizar transferencias. En este caso el proceso es muy similar, lo que cambia es que se insertará una unidad fuente y una unidad destino.

Los traslados son importantes porque si el stock de una unidad es bajo y se deja el mismo producto en otra, la distribución de este material se puede realizar de forma sencilla sin necesidad de comprar al proveedor.

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