Después de reservar una cita en la agenda, unos días antes de la misma, normalmente las secretarias o recepcionistas de las clínicas y consultorios se encargan del proceso de confirmación de la cita, es decir, de ponerse en contacto con el paciente para que tenga la certeza de que va a asistir o no.
La mayoría de las veces, este proceso puede ser un poco largo si tenemos en cuenta la cantidad de citas del día. Esto sucede porque, además de esta tarea, la secretaria tiene otras funciones en la clínica, al igual que la recepcionista, que necesita tiempo para recibir a los pacientes del día, recoger sus datos para la ficha de registro, entre otras obligaciones.
Para facilitar el acto de confirmar pacientes, agilizar los procesos de recepción y dejar a las secretarias y recepcionistas con más tiempo libre, vamos a presentar a continuación las tres formas de realizar las confirmaciones a través del software médico Ninsaúde Apolo.
Antes de continuar, necesitamos saber: ¿usted utiliza un software médico para realizar sus consultas en la clínica? Te invitamos a conocer Ninsaúde Apolo, un software online que se puede utilizar en una tableta, un smartphone o de forma tradicional, en computadores. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.
Pantalla de confirmaciones
En el menú de Horarios, el usuario de Ninsaúde Apolo puede acceder al submenú Confirmaciones, donde es posible ver todos los pacientes que tienen una cita programada, pero que aún no han confirmado su presencia. Para entender mejor es necesario saber que, en la agenda, es posible modificar el status de una cita, que puede ser Programado, Confirmado, Asistido, En espera, Ausente, Cancelado y Reprogramado.
Así, todos los pacientes que tienen el estado de Agendado en la agenda aparecen automáticamente en la lista de confirmaciones. Si el paciente se pone en contacto con usted para informarle de su ausencia, o si quiere cambiar la fecha de la cita, puede modificar el estado en la propia agenda, y para ello sólo tiene que pulsar sobre uno de los iconos que aparecen en la imagen superior, que corresponden a cada uno de ellos.
Sin embargo, cuando haya que contactar con estos pacientes, para agilizar el proceso, basta con acceder a la pantalla de confirmaciones. En este espacio tendrá la lista de pacientes no confirmados, la información sobre la cita (fecha, hora, profesional sanitario que la atenderá, etc.), así como su número de teléfono de contacto.
Cuando reciba la respuesta del paciente, que le indicará si asistirá o no, con un solo clic podrá confirmar o cancelar la cita. Una vez hecho esto, el sistema cambia automáticamente el estado de la agenda. Véase el ejemplo siguiente:
Confirmación vía WhatsApp
Para utilizar la confirmación vía WhatsApp, el usuario debe acceder a la pantalla de confirmación de Ninsaúde Apolo, donde aparecerán todas las citas que aún no han sido confirmadas. Al hacer clic en el icono de WhatsApp, el sistema abre una conversación con el paciente que contiene un mensaje automático (que puede modificarse antes de enviarlo) y un enlace. A través de este enlace el paciente confirmará o anulará la cita, y a partir de su respuesta el estado de la cita se modifica automáticamente.
Confirmación por SMS
Para utilizar la confirmación por SMS, es necesario descargar la aplicación a través del enlace disponible en la pantalla de inicio (hasta ahora sólo es compatible con Android). Después de asegurarse de que el teléfono inteligente está bien configurado, así como los ajustes de la aplicación, basta con acceder a ella para que los mensajes se disparen a todos los pacientes que tienen una cita que aún no ha sido confirmada.
Para el envío de SMS, sugerimos que la clínica se ponga en contacto con su operador para obtener un paquete con envíos ilimitados. El paciente, por su parte, deberá responder al mensaje con un SÍ o un NO.
Tras recibir la respuesta del paciente, la aplicación envía un comando a la agenda, que actualiza automáticamente el estado de la cita. Cabe destacar que los operadores ofrecen planes baratos con un número ilimitado de SMS, por lo que su clínica ahorra hasta un 68% y reduce el número de citas perdidas.
Ahora que ya sabe cómo confirmar pacientes de forma práctica con Ninsaúde Apolo, su clínica también puede disfrutar de este beneficio. Si todavía no es usuario del software, póngase en contacto con nosotros a través de Apolo.app y obtenga más información.