Cómo tener un consultorio exitoso en 4 pasos

Equipe de Marketing -

Abrir un consultorio es una decisión importante en la carrera de cualquier profesional de la salud, al fin y al cabo, no todo el mundo elige este camino, muchas veces teniendo una larga trayectoria ejerciendo la profesión en clínicas, por ejemplo.

Abrir un consultorio requiere una planificación que va mucho más allá de la compra de equipos y la regulación de local. Hay otros elementos que son fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier negocio, y en el área de la salud no podría ser diferente. Estos elementos consisten básicamente en captación de clientes, atención al cliente, fidelización y gestión.

Para ayudarte en tu viaje, hemos separado en este artículo los 4 pasos esenciales que debes seguir para tener una práctica exitosa. Recuerda que estos pasos no son el puntapié inicial para abrir tu negocio, sino métodos para mantenerte siempre firme en el mercado laboral, especialmente en medio de la competencia, pero de una manera sana y honesta.

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Adquisición de clientes


Atraer clientes, en este caso pacientes, es fundamental para que usted, como profesional de la salud, se establezca en el mercado. Su consultorio puede ser el más acogedor y moderno de la ciudad y su servicio puede ser el más humanizado, pero ninguna de estas ventajas marcará la diferencia si la gente no te conoce y no sabe dónde encontrarte.

Pero antes de realizar cualquier acción, es necesario que analices a tus pacientes pasados ​​y futuros, identificando así a tu público objetivo a través de algunos datos básicos:

  • ¿Dónde se encuentran sus pacientes?
  • ¿Cuál es su grupo de edad?
  • ¿Qué tipo de procedimientos son los más buscados?
  • ¿Te encontraron por el precio (bajo costo) o por la "fama" (alta calidad)?

Al conocer la respuesta a estas preguntas, puede orientar mejor sus campañas de marketing, que se pueden hacer de diferentes formas, incluso online. Las vallas publicitarias esparcidas en puntos estratégicos de la ciudad pueden ser una buena herramienta, pero actualmente tener presencia en internet es una de las mejores opciones. Algunas de las formas de captar clientes a través de Internet son:

Google My Business


Esta es una herramienta gratuita que permite a las empresas administrar la información de su negocio, es decir, lo que se muestra a las personas cuando buscan en la web, incluidos Google Maps y Google Search. Además de las diversas características que agregan valor a la presencia digital de su práctica, si está registrada en Google My Business, se mostrará de manera destacada en el lado derecho de la página de Google con toda la información que haya completado. Por eso es muy importante que este registro esté actualizado, incluyendo dirección, horario de apertura y un número de teléfono de contacto válido.

Redes sociales


Tener un perfil en las redes sociales es sumamente importante, ya que además de que los clientes potenciales puedan encontrarte más fácilmente, también es una forma fácil y directa de mantener la comunicación a través de publicaciones que también pueden ser informativas para tus seguidores.

Las redes sociales más utilizadas en la actualidad son Facebook e Instagram, y cada una tiene sus peculiaridades. En Facebook puedes optar por tener un perfil o una página, siendo esta última opción es la más adecuada para fines profesionales. En la página puede destacar sus horarios para agendar consulta, teléfono de contacto, y si utiliza un software de gestión como Ninsaúde Apolo, puede colocar el enlace de cita online. En Instagram también tienes esta posibilidad, sin embargo las publicaciones en esta red social están más restringidas a fotos y videos pequeños.

Una nueva red social también está ganando terreno entre los profesionales de la salud, y se llama Clubhouse. Sin embargo, es posible que el Clubhouse no sea el mejor lugar para la inscripción directa de pacientes. Finalmente, también puedes probar TikTok, donde con un poco de creatividad puedes crear videos informativos cortos, pero siempre recordando obedecer las reglas del Consejo Federal de Medicina con respecto al marketing en redes sociales. Para obtener más información sobre esto, consulte nuestro artículo "TikTok para médicos: conozca las restricciones".

Sitio web del consultorio


Aún manteniendo activas las redes sociales, es interesante que tu consultorio tenga su propio sitio web, porque a través de él será posible atraer a esa porción de pacientes que están fuera de Facebook e Instagram, por ejemplo.

Al crear un sitio web también se puede construir mejor la identidad visual del consultorio y se puede agregar mucha otra información que en las redes sociales no siempre son visibles de manera rápida y clara para el paciente, como los servicios ofrecidos, convenios y socios, además por supuesto, de la posibilidad de marcar la cita online ya mencionada anteriormente.

Blog


Los blogs son sitios donde se pueden escribir textos extensos sobre diversos temas que involucran su especialidad, por lo que cada vez que un paciente busca un determinado tema en Internet, puede caer en paracaídas en su blog y en consecuencia conocer su trabajo. Pero es importante destacar que el blog no puede ser utilizado para ningún tipo de consulta de pacientes, estando restringido únicamente a información.

El blog también se puede integrar en el sitio web de la clínica, y cada vez que escribe una nueva publicación, puede compartir el enlace en sus redes sociales. Además, a través de esta plataforma puede filtrar los comentarios de los visitantes para que se publiquen solo después de la verificación por parte de un moderador. Existen algunas plataformas gratuitas para la creación de blogs, como Wordpress, Blogger y Medium, pero para darle más credibilidad a la información es importante que el blog tenga su propio dominio.

Recuerda que todo en internet se puede promocionar mediante acciones pagas dentro de la propia web, es decir, puedes crear campañas de marketing para que tus publicaciones en redes sociales aparezcan a personas que no te siguen, atrayendo así nuevos seguidores y clientes en potencial, o en el caso de tu sitio web, puedes crear campañas para que aparezca en la primera página de Google.

Atenciones


La forma en que cuida a sus pacientes impacta directamente en su reputación como profesional de la salud y, en consecuencia, en el éxito de su práctica. Pero a diferencia de lo que muchas personas imaginan, esta reputación no depende solo del profesional de la salud, sino de todo y de todos los involucrados en la atención.

El primer consejo es prestar atención a la recepción del consultorio. Contratar una persona que, además de realizar las tareas del día a día de manera eficiente, pueda mantener organizada la recepción, pero sobre todo, se comprometa a brindar una buena atención a los pacientes. En este sentido, también es importante ofrecer varios horarios para marcar consultas y canales de comunicación, es decir, no te limites al servicio telefónico convencional: la programación online, whatsapp y herramientas como VozXpress facilitan no solo la vida de la secretaria, sino también del paciente.

Una de las mayores quejas de los pacientes está relacionada con el retraso en el inicio de las citas, es decir, agenda una cita para las 2 pm pero inicias la cita alrededor de las 3 pm. Sabemos que pueden ocurrir imprevistos y no siempre es posible evitar este tipo de situaciones, pero planificar para mantener la agenda médica organizada es fundamental. Para ello, evite colocar demasiados pacientes en momentos muy cercanos y utilice un sistema de gestión para mantener el horario bien estructurado. Utilizar un sistema también puede ayudar a tu secretaria, que tendrá más tiempo libre para recibir mejor a los pacientes, y también realizarás tus citas más rápido, pero sin perder la profesionalidad.

En cuanto a la consulta médica en sí, algo fundamental es mantener una atención humanizada. En realidad, este tipo de servicio comienza en la recepción, donde el paciente necesita sentirse cómodo para que se dé cuenta de que se encuentra en un entorno seguro. Ya sea en la recepción o en la sala del profesional sanitario, también es necesario utilizar un enfoque individualizado, es decir, tratar al paciente como un ser humano único, y no como uno más en lista de espera.

Transmitir confianza y empatía son las claves del éxito de un buen servicio, especialmente con aquellos pacientes extremadamente frágiles. En este contexto, también es importante evitar el uso de términos técnicos y dar preferencia a la información transparente y proactiva sobre el marco general y los resultados obtenidos.

Fidelización


Un buen plan de fidelización es captar, convencer y retener. Pero al fin y al cabo, ¿cómo hacer esto correctamente dentro del área de salud? Pues bien, el primer paso hacia la fidelización ocurre durante el propio servicio, por lo que siguiendo los pasos mencionados anteriormente, gran parte del trabajo de fidelización ya estará hecho, es decir:

  • Cree un ambiente agradable en su oficina;
  • Utilice software de gestión para organizar el horario;
  • Ofrecer un servicio personalizado y humanizado;
  • Envíe recordatorios de citas;
  • No retrasar las citas, evitando dejar al paciente esperando mucho tiempo en la recepción;
  • Transmita la información con claridad.

Pero para retener a un paciente, es necesario pensar no solo en el momento en que está en el consultorio, sino también en los cuidados posteriores. Muchos profesionales piensan que después de que el paciente sale de su habitación, no hay necesidad de mantener una conexión, pero eso es un pensamiento completamente incorrecto. Esta conexión puede ser de un mensaje de feliz cumpleaños, navidad y año nuevo, o incluso en actos más obvios, como un recordatorio para regresar.

Facilitar el pago de las consultas también es una buena técnica para retener a tus pacientes. Cuando hablamos de facilitar pagos no necesariamente significa dar un descuento (que en cierto modo también es algo que se puede hacer), sino facilitar las formas de pago.

Hoy en día, una de las formas de pago más populares es el PIX, ya que el pagador no necesita tener su tarjeta o efectivo en su billetera, solo necesita tener un teléfono inteligente y acceso a Internet. Además del efectivo tradicional, también puede ofrecer una tarjeta de débito y crédito, pero primero es importante conocer las tarifas que pagará. Para el profesional de la salud, el pago a plazos es solo una buena opción en los casos de procedimientos con mayores costos y, en este caso, puede facilitar mucho la vida del paciente.

Gestión


La buena gestión de un consultorio es el resultado de un conjunto de acciones, entre las que se encuentran las mencionadas anteriormente: buenas técnicas para atraer clientes, excelencia en la atención al paciente y fidelización. Pero algo que es fundamental para la buena ejecución de todas estas acciones es la organización. Para eso, sin duda, lo más recomendable es utilizar un software de gestión. Con el software para administrar su oficina es mucho más fácil:

  • Registrar nuevos pacientes y actualizar registros antiguos;
  • Mantener la agenda médica siempre llena de forma organizada;
  • Confirmar citas y enviar recordatorios a los pacientes automáticamente;
  • Generar guías TISS y enviarlas a acuerdos de forma automatizada;
  • Mantener la confidencialidad de los registros médicos de acuerdo con la LGPD;
  • Atienda a los pacientes de forma más rápida y dinámica, manteniendo sus datos seguros;
  • Organizar las finanzas de la oficina;
  • Realizar acciones de marketing y post-servicio, entre otras.

Con software como Ninsaúde Apolo, por ejemplo, es posible realizar todas las acciones anteriores, además de muchas otras. Un software de gestión, cuando está bien estructurado, puede ayudar en todas las etapas, no solo en la atención al paciente, sino también en la salud financiera de la propia oficina. Con el software, tanto el profesional de la salud como la secretaria tienen acceso a informes y gráficos donde pueden hacer comparaciones en cuanto a los servicios y aseguradoras más vendidos y más rentables, así como imprimir recibos y pagos realizados en el consultorio, flujo de caja, comisiones. , facturación de contratos, DRE, saneamiento de inventarios, entre otros.

Si bien el uso de un sistema de gestión puede ser de gran ayuda, es importante recordar que necesita a alguien que alimente su información. En este sentido, es importante saber que algunas acciones mal realizadas pueden impactar no solo en la agenda del profesional, sino también en la parte económica. Un error muy común es registrar solo los ingresos y olvidarse de los pagos. Otro caso muy común se refiere a los profesionales que mezclan las finanzas de su consultorio con sus finanzas personales. Para obtener más detalles sobre el tema, consulte algunos consejos que escribimos en nuestro artículo "La importancia del flujo de caja en la clínica y cómo hacerlo".

Entonces, ¿te gustaron los consejos? Sigue el blog para estar al tanto de más contenido como este. ¿Es usted un profesional sanitario pero todavía no utiliza un software de gestión para su clínica o consulta? Conoce a Ninsaúde Apolo.