Cómo preparar el check-in del paciente con email marketing

Cada cita que el paciente agenda es un nuevo viaje que está a punto de emprender. Durante este trayecto, el paciente pasa por varias etapas hasta llegar efectivamente a la atención con el profesional de la salud, y una de estas etapas se refiere a su check-in.

El registro del paciente es un paso que se realiza en la recepción, y si utiliza un software de gestión como Ninsaúde Apolo, sepa que es posible que el paciente realice algunas acciones de forma autónoma antes de llegar a la clínica. Con la ayuda de la herramienta de E-mail Marketing, puede programar el envío de e-mails y enviar, por ejemplo, el formulario de registro del paciente, para que el mismo lo complete con antelación.

Antes de continuar, necesitamos saber: ¿usted ya utiliza software médico para realizar sus consultas en la clínica? Lo invitamos a conocer Ninsaúde Apolo, un software en línea que se puede utilizar en una tableta, teléfono inteligente o, de manera tradicional, en computadoras. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.

¿Qué es el Email Marketing de Ninsaúde Apolo?

El E-mail Marketing es una estrategia de marketing digital donde se realizan envíos de correos electrónicos a determinadas audiencias. Se basa en la comunicación entre la empresa y sus clientes, o potenciales clientes (Leads). A pesar de referirse a algo estrictamente comercial, el E-mail Marketing también trae otras ventajas a la hora de enriquecer las experiencias.

En vista sus ventajas, podemos decir que el E-mail Marketing es una gran herramienta para establecer una relación sana con tus pacientes y trabajar la fidelización. A través de ella es posible enviar recordatorios de citas, contenidos informativos, entre otros que comentaremos a continuación y que son importantes para que el paciente se registre en la clínica.

Para utilizar esta funcionalidad, el usuario del sistema debe acceder al menú Aplicaciones, submenú E-mail Marketing. Luego, justo después de definir el mensaje que se enviará, debe completar algunos campos referentes a:

• "Encabezado": contiene información sobre el asunto y el remitente, por ejemplo;
• "Enviar a": contiene filtros en los que define quién recibirá el correo electrónico;
• "Cuándo": aquí define cuándo se enviará este correo electrónico.

¿Cómo utilizar el marketing por correo electrónico en el registro de pacientes?

Primero, es importante saber que puede crear diferentes plantillas de correo electrónico y guardarlas para el envío automático. Así que organice sus ideas y configure un correo electrónico para cada situación. De acuerdo con la configuración que ingresó en los campos de envío, los correos electrónicos se enviarán a los pacientes que se ajusten a ese perfil.

Una herramienta disponible en Ninsaúde Apolo que puede ser utilizada en E-mail Marketing es la función Grupos de pacientes. Puede crear grupos para pacientes quirúrgicos, pacientes de fisioterapia o incluso para profesionales (un grupo llamado "Pacientes del Dr. Juan", por ejemplo) si la clínica tiene varios profesionales de la salud. En los filtros de envío de E-mail Marketing, puede elegir uno de estos grupos, y de esta forma el e-mail sólo se enviará a los pacientes incluidos en él.

También puede separar los envíos por sexo o edad de los pacientes, servicio agendado o incluso la unidad donde se tratará al paciente. También están disponibles otros filtros, como CID y etiquetas insertadas en las llamadas. Si no se rellena ninguno de estos campos, el sistema lo enviará a todo tipo de pacientes.

Ahora supongamos que su clínica realiza chequeos y que tiene varias pautas para transmitir a los pacientes antes de que se presenten a una cita. Esta es una buena oportunidad para prepararse para enviar un Email Marketing. Consulte nuestro ejemplo a continuación con los pasos para preparar este correo electrónico.

Introducción y recordatorios

Para iniciar el correo electrónico, puede ingresar un saludo, incluido el nombre del paciente. Para ello utilice la herramienta de texto automático e inserte la opción "Destinatario/Nombre", ya que al enviar el e-mail, el sistema buscará el nombre en el formulario de registro del mismo. Esta acción permite que su mensaje sea más personalizado, creando un vínculo entre la clínica y el paciente.

A continuación, puede informar la fecha y hora de la cita en este mismo correo electrónico, por lo que también le servirá como recordatorio. También puede usar la herramienta de texto automático para esto, y el sistema buscará la fecha y la hora en que el paciente está agendado, y esta información aparecerá en su correo electrónico automáticamente cuando llegue al destinatario.

Otra opción de texto automático que se puede utilizar en esta situación es el "Agendamiento/Formulario de registro". Utilizando este texto automático, al abrir el correo electrónico estará disponible un enlace, a través del cual el paciente podrá llenar el formulario que está vinculado al software. Por lo tanto, cuando llegue a la clínica, este paso se puede saltar.

Notas importantes

Siguiendo nuestro ejemplo de agendamiento de un chequeo, en un correo electrónico de check-in para esta situación, es importante transmitir todas las pautas necesarias para que el paciente pueda realizar sus exámenes sin problemas. En este sentido, puede informar, por ejemplo:

• Cuántas horas de ayuno debe permanecer el paciente antes de la cita;
• Si tomar una cantidad específica de líquido (agua) antes de los exámenes;
• Cuál es la ropa más adecuada para la realización de estos exámenes.
• Otros recordatorios que también son muy importantes en este momento, como la documentación que debe traer el paciente, tarjeta del seguro, entre otros.

Ubicación de la clínica

Muchos de los pacientes que suele atender pueden ser residentes de su ciudad o vivir cerca de la clínica, pero es importante recordar que muchos de ellos también pueden provenir de fuera y, por lo tanto, necesitan orientación para comunicarse con usted. Enviar la ubicación de la clínica es un punto muy importante, pero no te limites a ingresar la dirección: los puntos de referencia e incluso un mapa del lugar ayudan mucho. El mapa se puede generar a través de Google Maps, y desde una Pantalla de Impresión, transformarlo en una imagen Jpeg. e insértelo en el cuerpo del correo electrónico.

Otros puntos de referencia

Además de la dirección de la clínica, también puedes informar a los pacientes que son de fuera de la ciudad, si necesitan alojamiento, qué hoteles quedan más cerca de tu ubicación, o incluso indicar una habitación o apartamento en un AIRBNB, hotel, posada, etc. Informar al paciente de la ubicación de lugares para tomar un buen café o restaurantes para almorzar, y que preferiblemente estén cerca de la clínica, también pueden ser buenos elementos para insertar en su modelo de correo electrónico.

Por mucho que las aplicaciones de choferes sean súper populares, muchas personas aún prefieren los medios de transporte más tradicionales. Y en muchos casos, cuando el paciente se encuentra a una distancia mediana de la clínica, puede ser de su interés conocer rutas y paradas de autobús y/o taxi.

¿Cómo programar el envío de Email Marketing?

A la hora de preparar emails informativos de pre-consulta, es necesario que se envíen con al menos 2 días de anticipación al paciente para que pueda organizarse. La ventaja de usar E-mail Marketing es que no necesitas enviar manualmente estos correos todos los días, ya que puedes programarlos y el software los envía automáticamente.

En el E-mail Marketing de Ninsaúde Apolo existe la opción de envío "A partir del agendamiento", que, como su nombre indica, envía a los pacientes cada vez que tienen una cita en la clínica. Para usar esta función, simplemente seleccione la opción correspondiente e ingrese el número de días antes de la consulta que desea que sea enviado. El sistema buscará la información de la cita en la agenda, y dentro del plazo definido, se enviará al paciente el correo electrónico que coincida con las características de los filtros, es decir, la configuración de envío. Además, también es posible establecer la hora a la que se enviará el correo electrónico.

Después de finalizar el proceso, simplemente haga clic en Guardar y desde allí los correos electrónicos comienzan a activarse de acuerdo con la configuración aplicada. Si necesita darse de baja de los correos electrónicos, puede acceder a la plantilla que creó y guardarla como "Inactiva". Además, también podrás editarlos cuando quieras, y después de realizar los cambios, solo tienes que guardar.

Entonces, ¿te gustaron nuestros consejos? Sigue el blog para más artículos como este, y si todavía no usas software de gestión en tu clínica, conoce a Ninsaúde Apolo.