Hubo un tiempo en que los software de gestión no eran tan completos como los actuales, y por ello las hojas de cálculo de Excel eran grandes aliadas para clínicas y consultorios. Muchas personas y empresas todavía hacen uso de esta herramienta en la actualidad, pero con el avance de la tecnología se puede decir que su uso ya no es tan necesario.
La rutina de quienes trabajan en clínicas y consultorios es muy agitada e involucra varias actividades: agenda, registro, cobros y pagos, asistencia, facturación de seguros, entre otras. Por ejemplo, al agendar un paciente, debe programar el día y la hora de esta cita, qué procedimiento se realizará y qué profesional de la salud lo atenderá. Si el paciente no tiene registro, es necesario ingresar varios datos sobre él en su formulario, y cuando paga la consulta, es necesario registrar la forma de pago y los montos pagados. De hecho, no solo se deben registrar los recibos, sino todas las demás actividades, y para ello es necesario utilizar una herramienta práctica y, sobre todo, segura.
Antes de continuar, necesitamos saber: ¿usted utiliza software médico para realizar sus consultas en la clínica? Lo invitamos a conocer Ninsaúde Apolo, un software en línea que se puede utilizar en una tableta, teléfono inteligente o, de manera tradicional, en computadoras. Obtenga más información en nuestro sitio web apolo.app.
Los software de gestión surgieron con el fin de facilitar el trabajo de quienes necesitan reunir tanta información en un solo lugar. Además, el software es mucho más seguro y tiene muchas funciones que no existen en las hojas de cálculo. Por ello, hemos separado algunas ventajas del software de gestión y por qué deberías cambiar las hojas de cálculo por software médico.
Diversos recursos integrados
Las hojas de cálculo pueden ser una "solución rápida" para los profesionales de la salud que están comenzando su carrera, pero nunca pueden reemplazar toda la funcionalidad existente en un buen software médico. Al reunir tantas herramientas en un solo lugar, el software tiene una gran ventaja sobre las hojas de cálculo. ¿Imagina tener que registrar citas, recibos y pagos, entre otra información en varias hojas de cálculo? Además de ser poco práctico, con tantos documentos abiertos en su computadora, esto ciertamente resultaría en una ralentización de la máquina.
Mayor cantidad de recursos disponibles
Si bien el objetivo principal de las hojas de cálculo es recopilar información que usted ingresa directamente, además de esta función, el software también puede generar información diversa automáticamente a partir de lo que se ingresó manualmente. En un solo software puede encargarse de citas, citas y finanzas, todo en un solo lugar, e incluso puede usar estos datos para crear estrategias de prospección a través de gráficos e informes. Tomemos el software médico Ninsaúde Apolo como ejemplo, vea algunas de sus características integradas a continuación:
Agenda:
- Agenda Online;
- Agenda multiclínica y multiprofesional con agenda por salas;
- Bloqueo de agenda a través de eventos;
- Alerta de horarios vacantes para futuras fechas disponibles;
- Confirmación de cita vía Whatsapp;
- Posibilidad de que el paciente complete el formulario de registro en la recepción o lo envíe por correo electrónico;
- Estado "en espera" con aviso al profesional de la salud;
- Entrada de recibos, Factura de Servicios y guías TISS por agenda;
- Panel de llamadas;
- Inserción de archivos en el expediente del paciente;
- Entre otras.
Atenciones:
- Historia clínica electrónica con validez legal;
- Prescripción de medicamentos y exámenes firmados con certificado digital*
- Modelos de certificados y otros documentos impresos directamente desde el expediente clínico del paciente;
- Inserción de archivos directamente en la historia clínica del paciente;
- Inserción de CIEs, alergias y formularios con anamnesis;
- Odontograma;
- Curva de crecimiento y otros gráficos;
- Fácil acceso al historial del paciente;
- Cartilla de vacunación;
- Tarjetas con información más relevante del paciente;
- Entre otras.
*El certificado digital debe ser adquirido por el profesional de la salud.
Finanzas:
- Títulos de recibo y pago, únicos, en cuotas o recurrentes;
- Registro de cuentas y conciliación bancaria;
- Nota fiscal y recibos;
- Comisión de profesionales
- Flujo de Caja y DRE;
- Apolo Pay (envía cobros online a tus pacientes).
Además de estas funciones, muchas otras están disponibles en Ninsaúde Apolo, como e-mail marketing, encuestas de satisfacción, calendario iCal, etc. Vale la pena mencionar que Ninsaúde Apolo es un software en la nube, es decir, se puede acceder desde cualquier dispositivo (computadora, laptop, tableta o teléfono inteligente) a través del usuario y la contraseña.
Más seguridad
Para aquellos que están acostumbrados a usar hojas de cálculo de Excel, ya deben saber que existen algunas estrategias para que el documento sea editado solo por personas autorizadas o incluso para acceder a él a través de una contraseña, sin embargo, nada de esto impide que una hoja de cálculo sea eliminada. y tus datos perdidos, por ejemplo.
Por otro lado, en este sentido, el software es mucho más seguro, especialmente aquellos que almacenan sus datos en la nube, como Ninsaúde Apolo. Al ser un software online, no se puede borrar de los ordenadores de la clínica, ya que es posible acceder a él desde cualquier ordenador utilizando únicamente un navegador, siempre que esté conectado a internet. Su acceso es a través de contraseñas donde cada usuario tiene la suya, pudiendo aún el administrador del sistema configurar cada perfil de usuario para que sea posible tener acceso solo a pantallas específicas.
Ninsaúde Apolo también tiene varios mecanismos de seguridad que ayudan a proteger los datos de la clínica y del paciente incluso contra piratas informáticos. Usamos el cifrado AES-256 con claves simétricas que también están cifradas con clave maestra almacenada en keystore. Además, la clave maestra se cambia regularmente. Ninsaúde Apolo también utiliza más de 30 centros de datos repartidos por América del Sur, América del Norte, Europa, Asia y el Pacífico, y con esta distribución absorbemos los ataques distribuidos. Otro punto importante a destacar es nuestra infraestructura, que está certificada en cumplimiento de diversos estándares y controles, además de ser sometida a auditorías independientes de terceros para probar la protección de datos, la privacidad y la seguridad.
Facilidad de uso
Es cierto que con las hojas de cálculo de Excel es posible mantener organizada parte del trabajo e incluso hacer cálculos, pero para eso es necesario tener cierto conocimiento sobre la herramienta. Excel tiene muchos trucos, pero para saber usarlos con maestría, el usuario debe tener conocimientos avanzados, que no siempre es posible adquirir con breves tutoriales, a diferencia de los software de gestión.
Por ejemplo, supongamos que necesita hacer hojas de cálculo financieras, y en este caso, es importante saber que para realizar cálculos a través de Excel es necesario utilizar varias fórmulas. Por otro lado, si utiliza un software de gestión como Ninsaúde Apolo, basta con alimentar el software con información de la clínica y los cálculos se realizan automáticamente, como es el caso del flujo de caja, por ejemplo.
Además de la ventaja de un software totalmente intuitivo, en Ninsaúde Apolo los usuarios pueden programar un entrenamiento en línea tan pronto como adquieren sus licencias para usar el software, y también pueden ver entrenamientos grabados que se hacen especialmente para cada tipo de usuario (secretarias, profesionales de salud y administradores), conteniendo así la explicación de las pantallas más utilizadas por cada una de ellos. Además de la capacitación completa, también hay videos cortos dentro del sistema donde el usuario puede ver un tutorial rápido sobre funciones específicas, estos videos tienen una duración promedio de 3 minutos.
Mejor gestión del tiempo
En vista de todas las ventajas ya comentadas en este artículo, cuando hablamos de gestión del tiempo, no hace falta ni profundizar mucho en el tema para entender que con un software gestionas mucho mejor tus actividades y trabajas mucho más rápido. En el software, todas las herramientas ya están integradas y solo necesita usarlas ingresando información, mientras que con Excel es necesario dedicar mucho tiempo a crear hojas de cálculo y fórmulas, y solo luego, después de mucho trabajo, ingresa información. .
Entonces, ¿te gustaron nuestros consejos? Sigue siguiendo el blog para estar al tanto de más artículos como este, y si aún no utilizas software de gestión para realizar tus citas, ven a conocer a Ninsaúde Apolo.